Assistent medisch secretariaat (m/v/x)
Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.
Fedasil zoekt: 1
Assistent medisch secretariaat (m/v/x)
Interne / externe
Referentienummer: 9068/095
Functie
Doel
U verzorgt een veelheid aan uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van de medische dienst om het algemene functioneren ervan te optimaliseren.
Context
De personeelsleden verzekeren de omkadering van de bewoners en hebben verschillende taken en profielen. Samen vormen ze de verschillende diensten van het centrum: het onthaal, de centrumdirectie, de medische dienst, de logistieke dienst, de technische dienst, de financiële dienst en de HR-dienst.
Als assistent medisch secretariaat werkt u binnen de Medische dienst, deze bestaat uit 3 verpleegkundigen en een interne en/of externe arts(en) (meer informatie over het centrum in kwestie vindt u op www.fedasil.be).
Inhoud
U behandelt administratieve taken van de arts(en)en de verpleegkundigen efficiënt en adequaat, met het oog op de ondersteuning die nodig is voor de goede werking van de medische dienst.
U bent verantwoordelijk voor de correcte inhoud van de medische dossiers door het volgen van procedures en richtlijnen, om de beschikbaarheid van informatie te garanderen. Dit omvat de koppeling van medische documenten aan een elektronisch medisch dossier(EMD), de aanmaak van nieuwe medische dossiers en beheer van bestaande dossiers, alsook de klassering en archivering van bestanden.
U zorgt ervoor dat derden toegang hebben tot de dienst en de organisatie, zodat ze een correct en gepersonaliseerd onthaal krijgen. Dit omvat het verstrekken van telefonische basisinformatie, het organiseren van medische consultaties (intern en extern) en het opvragen van de nodige informatie om de aanvrager de juiste informatie te kunnen verstrekken.
U verwerkt informatie in bestanden correct, zodat deze duidelijk en systematisch is voor verdere verwerking. Dit omvat het encoderen, het wijzigen, corrigeren en up to date houden van gegevens.
U voert een eerste controle uit in de specifieke database van de administratieve gegevens en betreffende vaccinaties en TBC screenings van de bewoners en voert deze gegevens in het EMD.
U staat mee in voor de controle en verwerking van de facturatie van de externe hulpverleners.
U beheert mee de agenda van de medische dienst.
U doet aanvragen ten laste neming namens de bewoners volgens de geldende procedures.
Profiel
U heeft bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be).
Diploma en ervaring
U heeft een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.
U heeft een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.
Vaardigheden
Vereisten
U heeft een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel, …
U heeft voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare multiculturele doelgroep.
U heeft goede analytische vaardigheden.
U kan zich vlot mondeling en schriftelijk uitdrukken.
U bent stressbestendig.
Troeven
Kennis van andere talen (Frans/Engels/..)
Ervaring in medisch secretariaat.
Algemene vaardigheden
In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
Klantgericht handelen : Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
Informatie verwerken : efficiënt en effectief zoeken, decoderen en verwerken van grote hoeveelheden gegevens binnen een beschikbare termijn.
Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.
Ondersteunen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.
Aanbod
Type overeenkomst
Een voltijds contract van onbepaalde duur (38u/week).
Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.
De aangelegde werfreserve kan ook door andere opvangcentra gebruikt worden.
Plaats van tewerkstelling
Opvangcentrum Machelen
Bessenveldstraat 15
1831 Machelen / Diegem
Loon
Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2.426 (startsalaris zonder anciënniteit aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.
Voordelen
Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.
Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.
Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
Valorisatie van nuttige werkervaring.
Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).
Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.
Zin om te solliciteren?
Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie? Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 05/05/24 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.
Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:
- een motivatiebrief
- een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
- een kopie van het vereiste diploma.
Buitenlands diploma
Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.
Kennis van het Nederlands
Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).
Juridische attesten
Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Een bewijs model 2 (blanco strafregister) is nodig voor functies op de minderjarigenafdeling.
Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.
Diversiteit
Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.
Selectieprocedure
Voorselectie
De selectie, bestaande uit een schriftelijke test en een selectiegesprek, zal plaatsvinden op woensdag 08/05/24. De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.
Selectie
De selectie bestaat uit een schriftelijke test en een selectiegesprek. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden, maar niet als eerste gerangschikt staan, wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.
Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij barin.aldur@fedasil.be
Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.