Vacatures

Attaché _ ondersteuning van de directie

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België.Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

(M/V/X)

Attaché - ondersteuning van de directie

Aanmeldcentrum

Interne + externe selectie

Referentienummer: 9007-581

Context

Het Aanmeldcentrum werd opgericht in december 2018. Het is het eerste contactpunt met de Belgische overheden voor de identificatie van verzoekers om internationale bescherming (VIB) en de enige toegang tot het opvangnetwerk. De identificatie gebeurt door de dienst 'registratie' van de Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ). De opvang wordt door Fedasil gedaan.

De opvang in de 1ste fase bestaat uit een verblijf van korte duur, met als doel de VIB te informeren, hun profiel te bepalen vooraleer hen toe te wijzen naar een opvangstructuur van de 2de fase.

Het Aanmeldcentrum maakt deel uit van het dienst Aankomst van de directie Operationele diensten van Fedasil. De dienst Aankomst coördineert de opvang door de verschillende opvangsites van de eerste fase en staat in voor het beheer van de procedures in verband met de aankomst. De visie 2023-2024 van de dienst Aankomst omvat meer bepaald: de consolidatie van het opvangtraject in de 1ste fase en de ontwikkeling van de variabele modules in functie van de migratiecontext en de situatie van het opvangnetwerk; de harmonisering van de procedures en de trajecten tussen de verschillende centra van de eerste fase; en de ontwikkeling van een autonoom en verantwoordelijk management.

Het Aanmeldcentrum bestaat uit twee operationele afdelingen: de Dispatching en Opvang en Oriëntatie (O&O).

U maakt deel uit van de directie van de afdeling O&O. Het directieteam bestaat uit vier personen: een centrumdirecteur; een adjunct-directeur die instaat voor de ondersteunende diensten; een adjunct-directeur van de operationele diensten en een ondersteunende attaché voor de directie.

U werkt onder de rechtstreekse supervisie van de centrumdirecteur, u geeft advies en ondersteuning aan de acties van de directeur en de andere directieleden.

U onderhoudt regelmatig contact met de andere directieleden van het centrum, de andere directies van de dienst Aankomst, de diensthoofden.

Doel van de functie.

U levert advies en ondersteuning aan de centrumdirectie, op het niveau van de organisatie, de administratie en het beheer om het mogelijk te maken de doelstellingen uit het managementplan uit te voeren en een efficiënt beleid, planning en beheer van het centrum mogelijk te maken.

Verantwoordelijkheden

U brengt (schriftelijk en mondeling) advies uit bij de opstelling en/of de uitvoering van de projecten van het managementplan, alsook in het kader van de (strategische en operationele) vergaderingen en opvolging van de dossiers.
U bepaalt de procedure voor de (sub-)projecten, het toepassingsdomein, de gebruikte (personeels)middelen en het verwachte resultaat. U plant de opstelling en uitvoering van de (sub-)projecten.
U zorgt voor de opvolging van de prioritaire projecten (monitoring, evaluatie en lessons learned)
U bepaalt de risico's en de wijziging van de planning en op basis hiervan, doet u suggesties tot aanpassingen aan de planning of aan het projectplan.
U organiseert en ontwikkelt het kennisbeheer van projecten (ontwikkeling en communicatie van archiveringsprotocol, uitvoeren van archivering, online archivering, ondersteuning van medewerkers).
U ontwikkelt participatieve procedures (methode, organisaties, steun aan medewerkers enz.)
U bereidt de vergaderingen voor: voorbereidende documenten, logistieke organisatie, agenda, contact met de deelnemers enz.
U staat in voor de opvolging van de vergaderingen : verslag van de interne en externe vergaderingen, opvolging van de actiepunten.
U organiseert specifieke evenementen (vb. overlegmomenten en mise au vert)
U stelt documenten op in het NL en FR en finaliseert deze (nota's, brieven, verslagen enz.): opzoeken van aanvullende informatie, correctie, lay-out enz.
U filtert en analyseert de informatie en verwijst indien nodig door naar bevoegde diensten en personen/ U antwoordt op vragen (van de verschillende diensten van het Aanmeldcentrum, de hoofdzetel en de externe partners).
U biedt ondersteuning aan de interne en externe communicatie. U werkt aan contacten en netwerken.
U zorgt voor de back-up van gelijkaardige functies op vraag van uw verantwoordelijke.

Profiel

U hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, zijn waarden en zijn doelgroep.Voor alle informatie: raadpleeg www.fedasil.be.

Diploma en ervaring

U beschikt over een master/licentie.

U hebt minimum 3 jaar werkervaring in een directieteam en/of in het zoeken en analyseren van informatie en/of projectbeheer.

Technische vaardigheden

U hebt een uitstekende kennis van PowerPoint en de andere PC-tools, meer bepaald het pakket MS Office. U kent de tools voor samenwerking (gedeelde planning, Outlook, Teams, SharePoint, Monday.com of gelijkaardig).
U hebt vaardigheden op het vlak van analyse, synthese, abstractie en conceptualisatie.
U bent tweetalig en hebt goede redactionele vaardigheden in het Nederlands en het Frans.

Troeven

Informatiebeheer, graphic design, kennis van participatieve procedures, knowledge management.
Ervaring in een overheidsorganisatie of kennis van de overheid.

Gedragscompetenties

U werkt methodologisch, bent nauwkeurig en betrouwbaar. U toont de wil, het engagement en de ambitie om resultaten te behalen.
U ziet opportuniteiten en neemt de nodige maatregelen om resultaten te behalen.
U hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel. U doet veel voorstellen. U behandelt en lost de problemen zelfstandig op. U zoekt naar alternatieven en werkt aan oplossingen.
U kan prioriteiten bepalen in uw werk en een planning respecteren.
U rapporteert de problemen en de evolutie van het project op een transparante en objectieve manier.
U hebt een uitstekende teamspirit, u moedigt samenwerking aan, u draagt bij tot de creatie van een goede en veilige werkomgeving.
U respecteert de vertrouwelijkheid en behandelt anderen met eerlijkheid en integriteit. U komt uw verbintenissen na en vermijdt elke vorm van partijdigheid.
U bent polyvalent, u volgt stages bij vergelijkbare functies die tot dezelfde functiefamilies behoren en ontwikkelt uw capaciteiten om andere, gelijkaardige functies uit te voeren.
U communiceert mondeling en schriftelijk op een heldere, gestructureerde en respectvolle manier.

Algemene vaardigheden

In team werken: een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en oplossingen aan te reiken bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen : zijn eigen ontwikkeling actief plannen en ontwikkelen in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities, zich vragen durven stellen over de eigen werking in functie van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen behalen: zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

Informatie analyseren: de gegevens op een gerichte manier analyseren en de informatie op een kritische manier beoordelen.

Problemen oplossen: problemen zelfstandig behandelen en oplossen, alternatieven zoeken en oplossingen uitwerken.

ONDERSTEUNING BIEDEN aan de collega's: hen begeleiden, door op te treden als een te volgen voorbeeld en hen te helpen bij hun dagelijks werk.

Aanbod

Type arbeidsovereenkomst

Voltijdse overeenkomst van bepaalde duur (38u/week). Categorie A: Systeem met een arbeidsregeling van het administratieve type met vaste en variabele werktijden en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag. Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van overeenkomsten voor de duur van 2 jaar. Deze wervingsreserve kan gebruikt worden voor andere centra.

Plaats van tewerkstelling

Aanmeldcentrum

Negende Linielaan 27

1000 Brussel

Mobiliteit tussen de opvangstructuren van de 1ste fase in Brussel en België mogelijk.

Salaris

U wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt is € 3646 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).Dit bedrag kan variëren in functie van uw relevante beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

Voordelen

flexibel uurrooster en 26 dagen verlof op jaarbasis (onmiddellijk bij indiensttreding en pro rata de prestaties en het werkregime).
Gratis openbaar vervoer voor alle verplaatsingen tussen woonplaats en werkplaats.
Mogelijk om een fietsvergoeding te krijgen.
Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen via de FED+ kaart.
Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen  
Mogelijkheid op validatie van de relevante beroepservaring.
Veel mogelijkheden tot opleiding (te volgen tijdens de werkuren).

Wenst u te solliciteren?

Bent u geïnteresseerd in deze functie en herkent u zichzelf in het gezochte profiel ? Dien uw kandidatuur uiterlijk tegen 11/06/2023 MIDDERNACHT in door het online sollicitatieformulier in te vullen op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil, en door de gevraagde documenten toe te voegen.

Om uw kandidatuur in overweging te nemen moeten bij uw sollicitatie de volgende documenten zitten:

een motivatiebrief
een gedetailleerd CV (om de academische vereisten en uw ervaring te evalueren)
een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma

Indien het vereiste diploma voor de functie in het buitenland behaald werd, moet u een gelijkstelling van uw buitenlands diploma toevoegen. Voor meer informatie, raadpleeg de website in verband met de gelijkstelling van diploma's. https://www.naricvlaanderen.be/

Kennis van het Nederlands

U moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet u het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor: www.selor.be

Juridische attesten

Als u weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. In principe moet u een blanco strafblad hebben, dit wordt gecontroleerd door de selectieverantwoordelijke.

U moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien u geen Belgisch staatsburger bent, moet u de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wenst alle vormen van diversiteit aan te moedigen. Fedasil moedigt onder meer personen met een handicap aan om te solliciteren. Indien u een handicap hebt, kan u een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet u de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Preselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van uw kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaturen die best overeenkomen met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor het selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat onder meer uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, de datum van de test wordt later meegedeeld. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden voor een wervingsreserve voor alle soorten arbeidsovereenkomsten, alle centra van Fedasil en dit gedurende twee jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Interne kandidaten

Aangezien het maximum aantal opeenvolgende arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur (met inbegrip van de vervangingsovereenkomsten) beperkt is tot 4 over een periode van 2 jaar; kunnen de medewerkers die zich in dat geval bevinden, niet meer deelnemen aan een selectie voor een contract van bepaalde duur of een vervanging. Ze kunnen immers contractueel niet meer worden aangeworven met een vijfde overeenkomst van bepaalde duur.

Aanvullende informatie kan verkregen worden bij Jana Landuyt en Joyeuse Uwingabiye (selectieverantwoordelijken) per mail via jobs.amc@fedasil.be

Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.