Home

Project Management Officer Match-IT

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

 

Fedasil zoekt een

Project Management Officer Match-IT (m/v/x)

Voor het Directie Operationeel Diensten

Interne en externe selectie

Referentienummer: 9130-364

 

Functie

Doel

 

Je werkt als Project Management Officer (= PMO) mee in het Match-IT projectteam.

 

Je bent het centrale aanspreekpunt voor zowel medewerkers van Fedasil als medewerkers van partnerorganisaties.

Je ondersteunt de Match-IT Programma Manager en Team in het beheren en coördineren van verschillende projecten die zich situeren binnen het Match-IT Programma en de Match-IT Service desk.

Je bent verantwoordelijk voor het financieel beheer van de projecten en werkt hiervoor nauw samen met de Programma Manager en de Application Manager.

Je rapporteert aan de Match-IT Programma Manager en Application Manager.

 

Context

Je werkt op de Fedasil hoofdzetel binnen de Directie Operationele Diensten, die verantwoordelijk is voor de operationalisering van alle opvangplaatsen in België. Binnen deze Directie maak je deel uit van het Match-IT projectteam.

Je bent een belangrijke schakel tussen het Programma projectteam en de Service desk .

Je werkt onder leiding van de Programma Manager en de Application Manager die verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en opvolging van alle projecten in samenhang met de applicatie Match-IT.

Je werkt nauw samen en ondersteunt de Project Managers.

 

Jouw belangrijkste taken:

  • Je organiseert vergaderingen en staat in voor het goede verloop (uitnodigen deelnemers, versturen agenda, zorgen voor de nodige computerapparatuur, etc).
  • Je maakt overzichtelijke verslagen van vergaderingen waarin de op te volgen acties duidelijk omschreven staan en van een verantwoordelijke voorzien zijn.
  • Je verwerkt en beheert informatiestromen (bijvoorbeeld inkomende en uitgaande telefoongesprekken en mails) en zorgt voor hun filtering en overdracht.
  • Je klasseert en archiveert de documenten en beheert de bestaande databanken.
  • Je beheert nauwkeurig het Match-IT programma budget (opmaak nota’s, bestelbonnen, beheer overzicht facturen – budget, etc.).
  • Je hebt kennis van budgettering of bent bereid je hierin te verdiepen.
  • Je bent goed met cijfers.
  • Je bent flexibel en een echte teamplayer om de gevraagde ondersteuning te bieden.
  • Je ondersteunt het Team bij het beheer van hun projecten.
  • Je beantwoordt vragen van medewerkers van Fedasil en partnerorganisaties en lost de problemen op.
  • Je verzamelt zelfstandig de nodige informatie en documentatie voor de projecten.
  • Je geeft informatie en correct persoonlijk advies per telefoon, brief, fax of e-mail (in Nederlands en Frans) en verwijst de medewerkers en partners van Fedasil indien nodig door naar de juiste contactpersoon en je geeft de juiste boodschappen door.
  • Je ondersteunt mee de organisatie van de sollicitatiegesprekken voor nieuwe medewerkers binnen het Match-IT team.
  • Je geeft een duidelijke uitleg aan nieuwe collega’s en begeleidt hen bij hun inwerking.
  • Je staat in voor de punctuele administratieve opvolging van de lopende dossiers, dit zowel in een gemeenschappelijke informaticatool als in een persoonlijke opvolgingstool.
  • Je kan je werk goed prioriteren en past je planning gemakkelijk aan de noden van de Programma projectteam en de Service Desk van Match-IT.

 

Profiel

U heeft een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be

 

Diploma en ervaring

Je hebt een bachelor diploma.

Je hebt ervaring in een support- of klantgerichte functie.

Je hebt ervaring in de sociale sector in het algemeen, ervaring in het domein van opvang en asiel en ervaring met het doelpubliek vormen een meerwaarde.

Ervaring als eindgebruiker van het programma Match-IT vormt een meerwaarde.

 

Technische vaardigheden

Vereisten

Je hebt een goede kennis van het Frans.

Je kan nauwkeurig en vlot met de PC werken en je bezit een goede kennis van Excel en Word.

Je beschikt over goede analysecapaciteiten, luistervaardigheden en kunt vlot communiceren.

Je bent in staat de noden van klanten snel te begrijpen.

Je werkt georganiseerd, gestructureerd en plichtbewust.

Je bent flexibel, communicatief en kan zowel zelfstandig als in groep werken.

Je bent nauwkeurig, stipt en systematisch.

 

Troeven

Je kan zowel autonoom als in teamverband werken.

Je houdt van telefonische contacten via videoconference, beschikt over goede luistervaardigheden en kan vlot communiceren.

Je bent stressbestendig en kan op flexibele wijze omgaan met conflicten en weerstand tegen verandering in een werkomgeving.

 

Algemene vaardigheden

In team werken: een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen : actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

informatie analyseren: gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

Problemen oplossen: omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

Ondersteunen: collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

 

Aanbod

Type overeenkomst

Een voltijdse arbeidsovereenkomst van bepaalde duur (38u/week), met mogelijkheid tot verlenging, gefinancierd door Europese fondsen (AMIF). Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.

 

Plaats van tewerkstelling

Fedasil Hoofdbestuur

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

 

Loon

U wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor u van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2.438 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

 

Voordelen

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen op jaarbasis (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor het woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor het woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Vele mogelijkheden tot opleidingen (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

 

Zin om te solliciteren?

Solliciteer tegen ten laatste 15/08/2022 door het kandidatenformulier in te vullen via de link "solliciteren" onderaan de vacature. Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

  • een motivatiebrief
  • een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
  • een kopie van het vereiste diploma.

 

Buitenlands diploma

Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Een bewijs model 2 is nodig voor functies op de minderjarigen afdeling.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuur dossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectie bestaat uit schriftelijke testen en een selectiegesprek. Van de kandidaten die geschikt worden bevonden wordt de kandidatuur in een wervingsreserve bijgehouden voor alle types van arbeidsovereenkomsten voor de duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij christophe.mahaut@fedasil.be

Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.