Responsable – cellule chèques-repas – niveau A (h/f/x)

          

 

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L’Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

 

Responsable – cellule chèques-repas – niveau A (h/f/x)

Au sein du Service Gestion des Processus de la Direction des Services Opérationnels

Numéro de référence : 20250709-99999-122

Fonction

But

En tant que responsable pour la cellule chèques-repas, vous supervisez la préparation de la liste des paiements. Vous organisez et répartissez le travail auprès des membres de votre équipe.

Vous garantissez que tous les bénéficiaires inscrits sous la mesure rentrent bien dans les conditions pour bénéficiez des chèques-repas.

Contexte

Vous faites partie d’une équipe bilingue de 30 personnes (6 au sein de votre cellule). Cette équipe est composée de 5 cellules : les frais médicaux no-show, conventions/subsides ILA, prolongation droit à l’accueil, contrôle chèques-repas, cumul.

Depuis votre position, vous travaillez en étroite coopération avec le service des Finances de la Direction des Services Généraux. Vous entretenez également des contacts structurels avec d’autres services internes compétents (Juridique, Coordination, Dispatching, ICT…) mais aussi avec nos partenaires d’accueil.

Depuis mars 2020, l’Agence a mis en place la possibilité aux résidents encore en procédure de quitter volontairement les structures d’accueil avec des chèques-repas. Le service Gestion des Processus est chargé du contrôle et des paiements des chèques-repas des anciens résidents des centres partenaires. En 2025, la mission effectuée par le service Gestion des Processus va être élargie avec la gestion de ce même groupe-cible pour les anciens résidents des centres Fedasil.   

Vous travaillez au sein de la Direction des services Opérationnels, dans le service Gestion des Processus sous la supervision du responsable du service Gestion des Processus.

Contenu 

En tant que responsable de la cellule pour les chèques-repas, vous exécutez les tâches suivantes :

• Vous supervisez la gestion de la boite mail commune cheques@fedasil.be; Vous vous assurez que la boite ne présente pas d’arriéré.
• Vous assurez le suivi des membres de votre équipe dans le traitement fluide et rapide des bénéficiaires ayant perdu leur carte ;
• Vous organisez la transmission des informations auprès du service des Finances pour l’envoi des nouvelles cartes;
• Vous signalez et informez l’équipe de tout changement pertinent susceptible d’avoir un impact sur le droit et le paiement des chèques-repas afin que les contrôles puissent être adaptés ;
• Vous formez les membres de votre équipe au contrôle et à l’analyse du droit aux chèques-repas ; Vous faites en sorte qu’ils puissent être autonomes ;
• Vous organisez et optimalisez la préparation des listes de paiements des chèques pour que le paiement soit assuré toutes les deux semaines aux bénéficiaires;
• Vous organisez et répartissez le travail au sein des membres de votre équipe ;
• Vous menez des réflexions sur l’amélioration des outils et systèmes au sein du service ;
• Vous planifiez des réunions d’équipe afin de collecter les feedbacks des collaborateurs.
• Vous mettez en œuvre les propositions d’amélioration du fonctionnement administratif global du service ;
• Vous planifiez des moments d’échanges avec les différents services concernés par le processus ;
• Vous contribuez activement à la réalisation des missions stratégiques de la direction des services opérationnels ;
• Vous participez activement aux réunions avec votre responsable hiérarchique et donner votre opinion sur base de votre expertise.

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible et ses partenaires. Vous trouverez plus d’informations sur www.fedasil.be.

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d’un diplôme Master (niveau A).

Vous occupez/ avez occupé une fonction de responsable pendant minimum un an.

Vous avez de l’expérience professionnelle pertinente acquise dans l’exercice d’une fonction similaire.

Compétences techniques

Exigences

• Bonne maîtrise des applications informatiques courantes (Word, Excel, internet) ;
• Vous avez une connaissance pratique du néerlandais qui vous permet de travailler dans un environnement bilingue et de répondre aux demandes bilingues ;
• Vous êtes résistant au stress et êtes capable de travailler de manière autonome, même en période d’activité plus importante ;
• Vous avez une excellente capacité à résoudre les problèmes et vous avez une attitude de travail proactive ;
• Vous êtes flexible et désireux d’apprendre ;
• Vous êtes à l’écoute de votre personnel ;
• Vous avez de solides compétences en matière de communication et de compréhension analytique.

Atouts

Vous avez des connaissances de l'anglais et/ou d'autres langues étrangères.

Vous avez des connaissances dans la lecture des procédures dans le Registre National

Vous avez des connaissances dans l’utilisation de Sharepoint

Aptitudes générales

Intégrer l’information: établir des liens entre différentes données, générer des alternatives et tirer des conclusions pertinentes.

Motiver les collaborateurs: reconnaître les qualités des collaborateurs, les stimuler à prendre des initiatives en leur confiant des responsabilités et adapter son style de leadership en conséquence.

Atteindre les objectifs: faire preuve de détermination, d’ambition et de volonté pour obtenir des résultats, et assumer la responsabilité des actions entreprises.

Conseiller: fournir des conseils à ses interlocuteurs et établir une relation de confiance sur base de son expertise  

Offre

Type de convention

Dans le cadre de la constitution d’une réserve de recrutement,

Contrat à durée indéterminée, A temps plein (38 h/sem). Une réserve de recrutement est constituée pour tous les types de contrats pour une durée de 2 ans.

Catégorie A: horaire administratif avec des heures fixes et variables, prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Lieu du travail

Siège de Fedasil

21, rue des Chartreux

1000 Bruxelles

Salaire

Vous êtes recruté·e au niveau NA11 avec l’échelle salariale qui vous est applicable. Le salaire mensuel brut minimum s’élève à €3.793,81 (salaire de départ sans ancienneté sur base d’un contrat de travail à temps plein, à l’indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de l’expérience professionnelle jugée utile. Pour plus d’informations, consultez https://bosa.belgium.be/fr

Avantages

26 jours de congé par an (dès l’entrée en fonction et au prorata des prestations et du régime de travail).

Transports publics gratuits pour les déplacements domicile-lieu de travail.

Possibilité d’indemnité vélo pour les déplacements domicile-lieu de travail.

Chèques-repas et offres avantageuses grâce à la carte de réduction fédérale.

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Valorisation de l’expérience professionnelle utile.

De nombreuses possibilités de formation (à suivre pendant les heures de travail).

Pension complémentaire sous forme d’assurance groupe.

Possibilité de télétravail

Envie de postuler ?

Si cette fonction vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil, postulez via le lien dans l'offre d'emploi sur https://fedasil.be/fr/travailler-fedasil.

Postulez au plus tard le 25/07/2025.
Pour que votre candidature soit prise en compte, votre dossier doit contenir les éléments suivants:

• une lettre de motivation
• un CV détaillé (permettant d’évaluer les conditions de diplôme et l’expérience)
• une copie du diplôme requis

Diplôme étranger et/ou dans une autre langue

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur la page dédiée de travaillerpour.be

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme? Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à l’étape de l’entretien.  Vérifiez si vous êtes concernée en consultant les informations relatives au diplôme étranger ou dans une autre langue.

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature.

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné/sélectionnée pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous sera demandé.

Vous devez par ailleurs satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant/une ressortissante belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu/retenue pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour ce faire, merci d'en informer préalablement la responsable de la sélection.

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire).

Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection. En fonction du nombre des candidatures reçues, la commission de sélection se réserve le droit de limiter le nombre des candidatures retenues.

Sélection

La sélection consiste en un test écrit et un entretien de sélection.  La date sera communiquée ultérieurement. Les coordonnées des candidats retenus mais non sélectionnés seront sauvegardées pour constituer une réserve d'embauche pour tous les types de contrats de travail et ce pour une durée d'un an. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Hector Zanvo par mail hector.zanvo@fedasil.be  (responsable sélection)