Expert administratif (h/f/x)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale.  

 

Fedasil recrute :

Expert administratif (h/f/x)

Pour le département Orientation Future de la Direction des services opérationnels

Contrat de remplacement AMIF

Sélection interne / externe / réserve

Numéro de référence : 99999-201

 

Fonction

But

Fedasil gère le programme de Retour Volontaire en Belgique. La service Retour volontaire est chargé de développer et de proposer une assistance au retour qui soit qualitative, professionnelle et accessible à tous, en collaboration étroite avec des partenaires externes tels que l’OIM, Caritas et les autorités locales.

Dans ce cadre, le service retour volontaire recherche un expert administratif pour accompagner la direction dans la mise en œuvre et l’optimisation des processus administratifs.

Vous travaillez en collaboration avec la personne responsable de la coordination et du suivi des projets du service (PMO).

Vous contribuez à fournir des informations fiables et de qualité, permettant à l’équipe d’élaborer des rapports à destination des parties prenantes politiques et financières du programme, telles que le cabinet en charge de l’asile et de la migration ainsi que les Fonds européens.

Vous êtes un soutien essentiel pour l’ensemble du service : vous veillez à la bonne organisation des processus administratifs internes, vous assurez leur suivi administratif (gestion et mise à jour des documents, suivi des échéances, archivage, gestion des flux d’information) et vous proposez des pistes d’amélioration pour simplifier les procédures et gagner en efficacité au quotidien.

 

 

Contexte

Le département Orientation Future, relevant de la Direction des services opérationnels au siège central de Fedasil, est constitué de collaborateurs francophones et néerlandophones. Actuellement il comprend trois services : la Migration Légale, la Participation à la Société et le Retour Volontaire. Un quatrième service, Information & Orientation, est en phase de développement.

En tant qu’expert administratif, vous travaillez pour le service retour volontaire.
Ce service regroupe l’ensemble des activités liées au Retour Volontaire, mises en œuvre par Fedasil ou par des partenaires externes.

Vous occupez une position centrale au sein du service et vous fournissez un soutien transversal à l’ensemble des collègues. Dans ce cadre, vous êtes régulièrement en contact avec d’autres services et directions de Fedasil, tels que les ressources humaines, les finances, l’infrastructure ou encore l’ICT.

Vous travaillez en lien direct avec la direction du service, c’est-à-dire le responsable de service, l’adjoint au responsable et la personne en charge de la coordination des projets (PMO). Vous travaillez sous la supervision directe de cette dernière.

(Si vous souhaitez en apprendre davantage sur Fedasil, nous vous conseillons de consulter: www.fedasil.be).

 

Contenu

Vous participez au suivi administratif et au reporting liés au Fonds Asile, Migration et Intégration (AMIF), notamment à la collecte et à l’encodage des justificatifs. Vous apportez également votre soutien lors des audits éventuels. Dans le respect des échéances, vous adoptez une organisation rigoureuse et méthodique afin d’assurer la qualité et la fiabilité des résultats.

Vous participez à l’accueil et à l’intégration des nouveaux collaborateurs du service, mettez à jour l’organigramme ainsi que les bases de données des contacts, et accompagnez le management dans le suivi des contrats du personnel du service.

Vous gérez les commandes pour les guichets de retour en région et assurez le suivi administratif de diverses factures, notamment celles liées au matériel de bureau, à la location de locaux externes ou encore aux formations.

Vous gérez des marchés publics à procédure simplifiée pour des besoins non couverts par les contrats cadres de Fedasil, tels que l’organisation d’événements, le catering ou l’achat de fournitures diverses, et vous en assurez le bon suivi jusqu’à leur exécution complète.

Vous travaillez en étroite collaboration avec les services RH, finances, infrastructure et ICT de Fedasil pour assurer un traitement rapide et efficace des processus, tout en maintenant des échanges de qualité et professionnels.

Vous veillez au bon déroulement du processus d’approbation des documents officiels, en respectant les procédures internes de Fedasil. Vous préparez notamment les décisions à soumettre au comité de direction, à l’inspecteur des finances et aux signataires concernés.

Vous analysez les processus administratifs du service et proposez des pistes d’amélioration pour en renforcer l’efficacité.

Vous assurez diverses tâches administratives polyvalentes au sein du service Retour Volontaire, notamment :

• La gestion administrative liée à l’organisation des missions à l’étranger (regroupement des missions de service, etc.)
• La rédaction des comptes rendus de réunions
• La préparation d’événements et de groupes de travail, la préparation des ordres du jour et la gestion de l’agenda commun du service
• La gestion et la coordination de la plateforme de partage de documents (groupshare)

 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toute information, consultez : www.fedasil.be.

 

Diplôme et expériences

Vous êtes titulaire d’un diplôme de BACHELIER/GRADUAT.

Une expérience pertinente de fonction administrative, de gestion de processus (pilotage et suivi des étapes administratives, amélioration des méthodes de travail…) ou de support de projet est requise.

 

Compétences techniques 

Exigences

• Vous avez une bonne maîtrise de la suite Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Vous disposez de bonnes capacités rédactionnelles et d’une communication adaptée aux échanges avec les partenaires et les fournisseurs.
• Vous êtes capable de travailler de manière structurée, de constituer et suivre des dossiers avec rigueur et précision tout en respectant les échéances.
• Vous faites preuve d’un réel sens des responsabilités et vous êtes capable de travailler de manière autonome tout en vous inscrivant dans les objectifs de l’équipe.

Atouts

• Vous travaillerez dans un environnement bilingue. Une bonne connaissance du néerlandais est souhaitée.
• Vous possédez des notions en marchés publics et êtes prêt à les développer dans le cadre de la fonction.
• Vous faites preuve de flexibilité et êtes capable de gérer les imprévus et les incertitudes tout en restant efficace dans des contextes organisationnels changeants et complexes.
• Vous êtes en mesure de faire preuve de créativité afin d’apporter des solutions innovantes et adaptées.
• Vous vous intéressez aux questions liées à la migration en général et à la politique du retour volontaire.

 

Compétences génériques

Savoir travailler en équipe: savoir créer et stimuler un esprit d'équipe grâce au partage des opinions et des idées en apportant des solutions aux conflits entre les collègues.

Orientation client : accompagner les clients internes et externes, de manière claire, intègre et objective en leurs offrant un service personnel et en entretenant de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité: travailler de manière intègre, en fonction des attentes de l'organisation, dans le respect de la confidentialité et des accords conclus et ce, sans quelconque parti pris.

S'autodévelopper : planifier et gérer activement son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, oser questionner son propre fonctionnement en fonction de nouvelles compréhensions, expériences et connaissances.

Atteindre les objectifs: s'investir, montrer la volonté et l'ambition pour atteindre les résultats, se porter garant pour la qualité postulée.

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l'information d'un œil critique.

Résoudre des problèmes: savoir traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Soutenir et accompagner  les collègues, en se positionnant comme exemple à suivre et en les aidant dans leur quotidien.

             

Offre

Type de convention

Contrat de travail de remplacement à temps plein dans le cadre du financement européen AMIF.

Le temps de travail à temps plein est fixé à 38h par semaine.

Catégorie A : Système reposant sur un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans.

 

Lieu du travail

FEDASIL

Rue des Chartreux, 21

1000 Bruxelles

 

Salaire

Vous serez embauché dans un niveau B avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est € 2972 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter https://bosa.belgium.be/fr

 

Avantages

26 jours de congé sur une base annuelle (à l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile - lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.

Chèques-repas électroniques.

Offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale.

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux. 

Possibilité de valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.

Possibilité de télétravail.

 

Vous souhaitez postuler ?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché ?

Posez votre candidature au plus tard le 10/07/2025 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

• une lettre de motivation
• un CV détaillé et actualisé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences)
• une copie du diplôme exigé

Diplôme étranger et/ou dans une autre langue 

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur la page dédiée de www.travaillerpour.be 

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme ? Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique ! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à l’étape de l’entretien.  Vérifiez si vous êtes concernée en consultant les informations relatives au diplôme étranger ou dans une autre langue

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature. 

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extraits casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

Sélection

L’épreuve de sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit, l’épreuve de sélection se déroulera le jeudi 17/07/2025. Les coordonnées des candidats qui ont réussi l’épreuve seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail, et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

 

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de Leila Jalali, responsable de sélection, par email :  leila.jalali@fedasil.be