Administratief Deskundige (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

 

Fedasil zoekt:

Administratief Deskundige (m/v/x)

Voor het departement Toekomstoriëntatie van de directie Operationele Diensten

Vervangingscontract AMIF

Interne / externe / werfreserve selectie

Referentienummer: 99999-201

 

Functie

Doel

Fedasil beheert het programma voor vrijwillige terugkeer in België. De dienst Vrijwillige terugkeer is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het voorstellen van kwalitatieve, professionele en voor iedereen toegankelijke hulp bij terugkeer, in nauwe samenwerking met externe partners zoals IOM, Caritas en de lokale overheden.

In dit verband is de dienst Vrijwillige terugkeer op zoek naar een administratief expert voor de begeleiding van de verantwoordelijken van de dienst bij de uitvoering van en optimalisering van de administratieve processen.

Je werkt samen met de verantwoordelijke voor de coördinatie en opvolging van de projecten binnen de dienst (PMO).

Je helpt betrouwbare en kwaliteitsvolle informatie te leveren, waardoor het team rapporten kan opstellen voor de politieke en financiële partijen die betrokken zijn bij het programma, zoals het kabinet voor asiel en migratie en de Europese fondsen.

Je biedt essentiële ondersteuning voor de volledige dienst: je staat in voor de goede organisatie van de interne administratieve procedures, je zorgt voor de administratieve opvolging (beheer en update van de documenten, opvolging communicatie, archivering, informatiedoorstroming) en stelt verbeterpistes voor om de procedures te vereenvoudigen en het dagelijks werk efficiënter te laten verlopen.

 

Context

Het departement Toekomstoriëntatie, dat afhangt van de directie Operationele diensten van de hoofdzetel van Fedasil, bestaat uit Nederlandstalige en Franstalige medewerkers. Momenteel bestaat het departement uit: Legale Migratie, Deelname aan de samenleving en Vrijwillige Terugkeer. Een vierde dienst, Informatie & oriëntatie, is werkt overkoepelend.

Als administratief expert, werk je voor de dienst Vrijwillige terugkeer. Deze dienst omvat alle activiteiten rond vrijwillige terugkeer, die Fedasil of externe partners uitvoeren.

Je bekleedt een centrale positie binnen de dienst en levert transversale ondersteuning aan alle collega’s. In dit kader sta je regelmatig in contact met de andere diensten en directies van Fedasil, zoals HR, Financiën of ICT.

Je werkt rechtstreeks samen met de verantwoordelijken van de dienst, dit wil zeggen het diensthoofd, de adjunct en de verantwoordelijke persoon voor de projectcoördinatie (PMO). Je werkt onder rechtstreekse supervisie van deze laatste.

(Meer informatie over Fedasil vind je op www.fedasil.be).

 

Inhoud

Je neemt deel aan de administratieve opvolging en rapportering rond het fonds Asiel, Migratie en Integratie (AMIF), meer bepaald voor het verzamelen en coderen van bewijsstukken. Je biedt ook ondersteuning bij eventuele audits. Je respecteert de deadlines en volgt een strikte en methodologische organisatie om de kwaliteit en betrouwbaarheid van de resultaten te kunnen garanderen.

Je neemt deel aan de opvang en integratie van nieuwe medewerkers in de dienst, werkt het organigram en de databases van contactpersonen bij en begeleidt het management bij de opvolging van contracten van het personeel van de dienst.

Je beheert de bestellingen voor de terugkeerloketten in de regio’s en zorgt voor de administratieve opvolging van diverse facturen, meer bepaald voor kantoormateriaal, huur van externe lokalen of voor opleidingen.

Je behandelt overheidsopdrachten volgens vereenvoudigde onderhandelingsprocedures voor behoeften die niet gedekt zijn door raamovereenkomsten van Fedasil, zoals de organisatie van evenementen, catering of de aankoop van diverse leveringen en je zorgt voor de goede opvolging tot aan de volledige uitvoering.

Je werkt nauw samen met de dienst HR, Financiën, Infrastructuur en ICT van Fedasil voor een snelle en efficiënte verwerking van de procedures en onderhoudt hierbij kwaliteitsvol en professioneel contact.

Je zorgt voor een vlot verloop van de goedkeuringsprocedure van officiële documenten, volgens de interne procedures van Fedasil. Je bereidt onder meer de beslissingen voor die moeten worden voorgelegd aan het directiecomité, de Inspecteur van Financiën en de betrokken partijen.

Je analyseert de administratieve procedures van de dienst en stelt verbeterpistes voor om de efficiëntie te verhogen.

Je zorgt voor verschillende administratieve taken binnen de dienst Vrijwillige terugkeer, onder meer:

• Het administratief beheer voor de organisatie van missies naar het buitenland (groepering van dienstopdrachten enz.)
• De redactie van de verslagen van vergaderingen
• De voorbereiding van evenementen en werkgroepen, de voorbereiding van de agenda’s en het beheer van de gezamenlijke agenda van de dienst
• Het beheer en de coördinatie van het platform om documenten te delen(groupshare)

 

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

 

Diploma en ervaring

Je beschikt over een bachelor/masterdiploma.

Relevante ervaring in een administratieve functie, procesbeheer (aansturen en opvolgen van de administratieve stappen, verbetering van de werkmethodes…) of ondersteuning van projecten is vereist.

 

Technische vaardigheden

Vereisten

• Je hebt een goede kennis van het Officepakket, meer bepaald Word, Excel en PowerPoint.
• Je beschikt over goede redactionele vaardigheden en communicatie die is aangepast aan het overleg met de partners en leveranciers.
• Je bent in staat om gestructureerd te werken, dossiers nauwgezet en zorgvuldig op te stellen en op te volgen en deadlines te respecteren.
• Je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel en kunt zelfstandig werken, terwijl je jou tegelijkertijd inzet voor de doelstellingen van het team.

Troeven

• Je werkt in een tweetalige omgeving. Een goede kennis van het Frans is gewenst.
• Je beschikt over noties inzake overheidsopdrachten en bent bereid deze verder te verdiepen in het kader van de functie.
• Je bent flexibel en in staat om onverwachte situaties en onzekerheden aan te pakken, maar blijft efficiënt in wisselende en complexe organisatorische contexten.
• Je toont creativiteit om innoverende en aangepaste oplossingen aan te reiken.
• Je bent geïnteresseerd in het thema migratie in het algemeen en in het beleid inzake vrijwillige terugkeer.

 

Algemene competenties (voor medewerkers van de federale overheid)

In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot  oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen: Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

Problemen oplossen: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van oplossingen.

Ondersteunen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

             

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijdse vervangingsovereenkomst in het kader van de Europese financiering AMIF.

De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

 

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau B met de loonschaal die voor jou van toepassing is.

Het minimum bruto maandloon bedraagt € 2972 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).

Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

 

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).Gratis Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.

 

Zin om te solliciteren?

Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie?

Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 10/07/2025 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

 

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

 

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

 

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, de selectie zal doorgaan op donderdag 17/07/2025. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Voor bijkomende info, contacteer Leïla Jalali (selectieverantwoordelijke) per mail: leila.jalali@fedasil.be