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Secrétaire de Direction - Assistant administratif (H/F/X)



Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non-accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives Fedasil veille sur l'intégration des centres d'accueil dans la communauté locale.

 

Fedasil recrute :

Assistant administratif - Secrétaire de Direction (H/F/X)

Sélection interne / externe / réserve

Numéro de référence: 9021-402

 

Fonction

But

Vous assistez le Directeur en prenant en charge l’exécution de certaines tâches administratives afin d’optimaliser le fonctionnement du secrétariat.

 

Contexte

Le centre d'accueil a une capacité d’environ 445 résidents et compte un effectif de personnel de 80 personnes.

Le personnel est composé de profils très variés, qui contribuent au bon fonctionnement du centre d’accueil : des travailleurs sociaux, des éducateurs, des collaborateurs polyvalents, des infirmiers, des accompagnateurs sociaux… Le centre d'accueil répond ainsi aux besoins de première nécessité (tels que l’accès au logement, aux repas et aux vêtements) des demandeurs de protection internationale, mais offre également une assistance sociale, juridique et médicale. En outre, le centre organise diverses activités et formations pour permettre aux résidents d’occuper leur temps utilement.

Comme «Secrétaire de Direction» vous travaillez au sein du staff de la direction sous l’autorité directe de la directrice.

 

(Si vous souhaitez en apprendre davantage sur ce centre d’accueil, nous vous conseillons de consulter la page www.fedasil.be).

 

Contenu

Vous dépendez directement du Directeur et travaillez en étroite collaboration le staff de la direction du centre ( Directeur & Directeur adjoint) pour la délégation, l’organisation et l’exécution des tâches qui vous sont confiées.

Vous assurez un accueil téléphonique afin de fournir des renseignements de base, vous assurez la transmission des messages au Directeur.

Vous rédigez des rapports, lettres, notes … en soutien au Directeur.

Vous préparez des dossiers selon les indications données et vous en assurez le suivi.

Vous gérez les correspondances, vous classez tous les documents pertinents et faites en sorte qu'ils soient facilement et rapidement disponibles en vue d’une future utilisation. Vous gérez les données dans les bases de données.

Vous veillez à une bonne communication entre le service et d'autres personnes et services internes et externes, vous gérez les informations entrantes et sortantes de manière structurée.

Vous contribuez à la gestion de l'agenda du directeur, vous fixez des rendez-vous et vous aidez à organiser des réunions.

Vous accueillez les visiteurs et vous apportez votre soutien logistique à la préparation de réunions internes et externes.

 

 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toute information, consultez : www.fedasil.be.

 

Diplôme et expériences

Vous êtes titulaire d’un diplôme de l’enseignement secondaire supérieur (CESS), de préférence obtenu dans une filière administrative.

Vous disposez d’une première expérience professionnelle dans une fonction similaire, dans le suivi administratif.

 

Compétences techniques

Exigences

Vous maîtrisez les bases de la suite Microsoft Office (Word, Excel…).

Vous êtes sensible au travail réalisé avec le groupe cible (profils multiculturels et vulnérables) et souhaitez y prendre part.

Vous avez de bonnes capacités communicationnelles (à l’oral et à l’écrit).

Vous avez une bonne orthographe et des capacités de rédaction.

 

Compétences génériques

Travailler en équipe : Créer et encourager un esprit d'équipe en partageant des avis et des idées et en contribuant à des solutions en cas de conflits entre les collègues.

Agir de manière orientée client : Accompagner les clients internes et externes de manière plus claire, intègre et objective, leur offrir un service personnalisé et entretenir de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité : Travailler de manière intègre, selon les attentes de l'organisation, en respectant la confidentialité et les accords et sans aucune forme de partialité.

S'auto-développer : Planifier activement et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions et questionner de manière critique son propre fonctionnement au moyen de nouvelles perspectives, expériences et connaissances.

Atteindre des objectifs : S'investir et montrer l'envie et l'ambition d'atteindre des résultats et se porter garant de leur qualité.

Analyser des informations : analyser des données de manière ciblée et juger l'information d'un œil critique.

Résoudre des problèmes : traiter et résoudre des problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Soutenir et accompagner les collègues : faire figure d'exemple et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.

 

Offre

Type de convention

Contrat à durée déterminée à temps plein (38h/sem).

Et constitution d’une réserve de recrutement pour une durée de deux ans (pour tous types de contrats de travail).

 

Salaire

Vous serez embauché dans un niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel minimal est 2332€ (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter www.fedweb.be.

 

Avantages

Horaire flexible.

26 jours de congé par an (dès l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité du transport en commun pour vos déplacements domicile – lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.

Chèques-repas électroniques et offres intéressantes grâce à une carte de réduction fédérale (Fed+).

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Valorisation pécuniaire de l'expérience professionnelle pertinente.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

Pension complémentaire sous la forme d’une assurance groupe.

 

Vous souhaitez postuler ?

Vous êtes intéressé par cette fonction et vous vous reconnaissez dans le profil recherché?

Posez votre candidature au plus tard le 29/01/2023 avant MINUIT en complétant le formulaire de candidature en ligne sur www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil, et en y joignant les documents exigés.

 

Pour que votre candidature soit prise en considération, votre dossier de candidature doit être COMPLET et contenir les documents suivants :

  • une lettre de motivation
  • un CV détaillé détaillé (nous permettant d'évaluer votre formation et vos expériences professionnelles)
  • une copie de votre diplôme (si cela est exigé par la fonction)

 

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger, vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger. Pour plus d'informations, consultez le site web de la Fédération Wallonie-Bruxelles relatif aux équivalences de diplôme : www.equivalences.cfwb.be. Pour un emploi à Bruxelles vous pouvez aussi consulter www.naricvlaanderen.be.

 

La connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez disposer du certificat linguistique article 7 obtenu auprès du Selor. Ce certificat témoigne de votre réussite à un examen portant sur la connaissance approfondie du français et est nécessaire pour pouvoir être engagé à la présente fonction. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations consultez www.selor.be.

 

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, les certificats de bonne vie et mœurs (extrait casier judiciaire), modèle général et modèle 2, vous seront demandés.

Vous devez par ailleurs satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et être en possession des permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu pour la fonction.

 

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage, entre autres, les personnes présentant un handicap à poser leur candidature. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Merci d’en informer au préalable le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

 

Sélection

La sélection consiste en un entretien de sélection, éventuellement précédé d’un test écrit. La sélection se tiendra à une date qui sera communiquée ultérieurement. Les coordonnées des candidats aptes seront conservées pour constituer une réserve de recrutement pour une durée de 2 ans et pour tous types de contrats de travail. Les candidats qui n'auront pas réussi la sélection ne pourront plus se présenter, les 6 mois suivants, à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire et dans le même niveau.

 

Toute information complémentaire peut être obtenue auprès de Sabrina MAGEROTTE jobs.bov@fedasil.be (Gestionnaire RH des centres Fedasil de Bovigny et Senonchamps).

En cliquant sur « Postuler », vous serez redirigé vers la plateforme CVWarehouse, à partir de laquelle vous pourrez introduire votre candidature pour cette offre d’emploi.