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Management assistent



Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (Loi accueil du 12 janvier 2007). Fedasil organise directement ou avec ses partenaires un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (MENA). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L’Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre des différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur commune locale.

 

Management assistent (h/f/x) 

Sélection interne - externe

Numéro de référence : 9103-109

 

Fonction

But

Vous assistez la direction IT en prenant en charge l’exécution de certaines tâches administratives afin d’optimaliser le fonctionnement du secrétariat.

Vous assistez également la Direction IT pour du suivi logistique (factures, bons de commande, …).

 

Contexte

Le département IT dépend de la direction des Services Généraux. Vous dépendez directement du Directeur IT et travaillez en étroite collaboration avec le staff de la direction IT, ainsi qu’avec l’ pour la délégation, l’organisation et l’exécution des tâches qui vous sont confiées.

 

Contenu

Vous assurez un accueil téléphonique bilingue (NL/FR) afin de fournir des renseignements de base, vous assurez la transmission des messages au directeur IT et aux personnes du département concernées.

Vous rédigez des rapports, lettres, notes … en soutien au directeur IT.

Vous préparez des dossiers selon les indications données et vous en assurez le suivi, et vous assurez que ces dossiers progressent bien dans l’organisation et vàv de l’IF

Vous effectuez le suivi des dossiers IT qui passent auprès de l'Inspecteur des Finances, avec le secrétariat du Directeur général.

Vous exécutez les appels d'offre pour les marchés publics de moins de 8500 euros pour le matériel IT, en support du département logistique.

Vous gérez les correspondances, vous classez tous les documents pertinents et faites en sorte qu'ils soient facilement et rapidement disponibles en vue d’une future utilisation. Vous gérez les données dans les bases de données (timesheets de consultants, signatures de commandes telco, …)

Vous veillez à une bonne communication entre le service et d'autres personnes et services internes et externes, vous gérez les informations entrantes et sortantes de manière structurée.

Vous contribuez à la gestion de l'agenda du directeur IT, vous fixez des rendez-vous et vous aidez à organiser des réunions.

Vous accueillez les visiteurs et vous apportez votre soutien logistique à la préparation de réunions internes et externes.

Vous assurez un accueil des nouveaux membres du département (intake, organisation de visite de centres, …).

Vous organisez les réunions mensuelles du département IT (teams,…) et trimestrielles (team building, …). Vous vous occupez de la logistique de ces réunions.

Vous vous assurez de vérifications de factures s’il y a lieu et pouvez mettre en place des suivis simples en excel. Vous pouvez proposer et implémenter des procédures de travail simples, et faire des suggestions d’amélioration.

 

Profil

Vous manifestez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible, ses différents partenaires (Pour toutes les infos : consultez www.fedasil.be.).

 

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d'un graduat /bachelier, de préférence obtenu dans une filière administrative.

Vous avez une première expérience professionnelle dans une fonction similaire, dans le suivi administratif.

 

Compétences techniques

Exigences

Vous maîtrisez les bases de MS Office : Word, Excel, Powerpoint,…

Vous avez de bonnes capacités communicationnelles (à l’oral et à l’écrit)

Vous avez une bonne orthographe et des capacités de rédaction

Vous disposez d’une bonne connaissance de la seconde langue nationale.

 

Aptitudes générales

Savoir travailler en équipe: savoir créer et stimuler un esprit d'équipe grâce au partage des opinions et des idées en apportant des solutions aux conflits entre les collègues.

Orientation client : accompagner les clients internes et externes, de manière claire, intègre et objective en leur offrant un service personnel et en entretenant de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité: travailler de manière intègre, en fonction des attentes de l'organisation, dans le respect de la confidentialité et des accords conclus et ce, sans quelconque parti pris.

S'autodévelopper : planifier et gérer activement son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, oser questionner son propre fonctionnement en fonction de nouvelles compréhensions, expériences et connaissances.

Atteindre les objectifs: s'investir, montrer la volonté et l'ambition pour atteindre les résultats, oser se porter garant pour la qualité postulée.

Traiter l'information : chercher de manière efficiente et efface, décoder et traiter de grandes quantités de données dans les limites du délai fixé.

Résoudre des problèmes : Traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Soutenir: Encadrer les collègues, faire figure d'exemple et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.

 

Offre

Type de convention

Contrat à durée indéterminée

A temps plein (38 h/sem)

Une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail est constituée pour une durée de 2 ans.

 

Lieu du travail

Salaire

Vous serez embauché dans un niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimal est € 2.390 (salaire de départ sans ancienneté sur la base d'un contrat de travail à temps plein, à l'indice actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de vos expériences professionnelles. Si vous souhaitez en savoir plus n'hésitez pas à consulter www.fedweb.be.

 

Avantages

Horaire flexible et 26 jours de congé sur une base annuelle (immédiatement à l'issue de l'entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité du transport public pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour les déplacements en vélo.

Chèques-repas avantages et offres intéressantes grâce à la carte carte Fed+

Assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux

Possibilité de validation de l'expérience professionnelle pertinente.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre durant les heures de travail).

 

Vous avez envie de solliciter?

Poser votre candidature au plus tard avant le 08/08/2022 (minuit).

Pour que votre candidature soit prise en considération il faut que votre dossier de candidature contienne:

  • une lettre de motivation
  • un CV détaillé (nous permettant d'évaluer les exigences académiques et vos expériences).
  • une copie du diplôme exigé.

 

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger. Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur l’équivalence de de la Fédération Wallonie-Bruxelles. www.equivalences.cfwb.be

La connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que la langue de l'emploi pour lequel vous voulez postuler, vous devez pour pouvoir être engagé dans cette fonction disposer du certificat linguistique article 7, l'examen d’une connaissance profonde du Français organisé par le Selor. Veuillez ajouter ce certificat à votre candidature. Pour plus d'informations consultez www.selor.be.

Attestations juridiques

Si vous êtes sélectionné pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait casier judiciaire) sera demandé. Un certificat model 2 est demandé pour des fonctions au service mineurs.

Vous devez satisfaire la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir montrer les documents appropriés si vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes handicapées à poser leur candidature. Si vous avez un handicap vous pouvez demander une adaptation raisonnable lors de la procédure de sélection. Cependant, pour pouvoir y faire appel nous vous demandons d'en informer le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à l'entretien de sélection.

Sélection

La sélection consiste en un test écrit éventuel et un entretien de sélection. Les coordonnées des candidats réussis mais non sélectionnés seront sauvegardées pour constituer une réserve de recrutement pour tous types de contrats de travail et ce pour une durée de deux ans. Les candidats qui n'ont pas réussi, ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire dans le même niveau devait s'organiser.

 

Toutes les informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de christophe.mahaut@fedasil.be (responsable de la sélection).

 

En cliquant sur « Postuler », vous serez redirigé vers la plateforme CVWarehouse, à partir de laquelle vous pourrez introduire votre candidature pour cette offre d’emploi.