Assistant administratif/assistante administrative secrétariat médical (h/f/x)

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). L'Agence organise, directement ou via ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité et s'occupe aussi de l'observation et de l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »). Fedasil coordonne également l'organisation du retour volontaire vers les pays d'origine. L'Agence soutient la conception et la préparation de la politique d'accueil et cherche à contribuer à une représentation correcte, à l'acceptation sociale et à l'exécution d'une politique migratoire juste.

 

Fedasil recrute un/une

Assistant administratif/assistante administrative secrétariat médical (h/f/x)

Pour le Centre d’Arrivée

Sélection interne & externe / réserve de recrutement

Numéro de référence : 9007/856

 

 

FONCTION

 

But

 

Vous apportez un soutien administratif au service médical afin d'assurer un suivi médical adéquat des résidents.

 

Contexte

 

Le centre a une capacité de 850 places et 250 membres du personnel y travaillent.

Les membres du personnel ont des profils très divers et sont responsables du bon fonctionnement du centre : travailleurs sociaux, éducateurs, collaborateurs du service accueil, personnel infirmier, accompagnateurs... En effet, le centre d'accueil ne répond pas uniquement aux besoins de base quotidiens (tels qu'un hébergement, de la nourriture et des vêtements) ; les demandeurs de protection internationale bénéficient également d'une assistance sociale, juridique et médicale. De plus, le centre organise différentes activités et formations afin que les résidents puissent occuper utilement leur temps. En tant qu'assistant administratif/assistante administrative, vous travaillerez au sein du service médical, qui se compose de 19 collaborateurs et collaboratrices (vous trouverez plus d'informations sur le centre en question sur www.fedasil.be).

 

Contenu

 

Vous êtes responsable du soutien administratif du service médical.

Vous assurez, avec le/la responsable du service, l'infirmier/infirmière et votre coordinateur/coordinatrice, un cadre de travail professionnel du service médical. La qualité, l'efficacité, l'orientation client et l'esprit d'équipe sont les principaux objectifs.

Vous êtes en charge de :

• Constituer, gérer et classer des dossiers.
• Gérer l'agenda des médecins, du personnel infirmier et du personnel administratif.
• Assurer la permanence téléphonique du service médical pendant les heures de bureau.
• Assurer le suivi des renvois médicaux vers les prestataires/instances d'aide externes ainsi que les rendez-vous.
• Assurer la communication avec d'autres services et avec les prestataires externes.
• Assurer le suivi des factures médicales, en concertation avec le service Finances.
• Superviser la gestion des stocks et passer les commandes nécessaires à la demande du médecin et/ou de l'infirmière.

 

 

PROFIL

 

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toute information, consultez : www.fedasil.be.

 

Diplôme et expérience

 

Vous avez un diplôme de l'enseignement secondaire supérieur, de préférence dans une orientation administrative médicale.

Vous avez une première expérience professionnelle pertinente en suivi de dossiers administratifs.

 

Compétences techniques

 

Vous maîtrisez les connaissances de base de MS Office : Word, Excel…

Vous avez des affinités avec/de l'intérêt pour le travail avec un groupe cible varié et vulnérable.

 

Compétences générales

 

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.

Résoudre les problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Agir de manière orientée service : accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs.

TRAVAILLER EN ÉQUIPE : créer et améliorer l'esprit d'équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues.

 

Atouts

 

Vous avez l'habitude de travailler dans une équipe multidisciplinaire et/ou dans un cadre résidentiel.

Vous parlez l'anglais et/ou d'autres langues étrangères et vous parlez le néerlandais en cas d'offre d'emploi à Bruxelles. 

 

 

OFFRE

 

Type de contrat

 

Un contrat à durée indéterminée à mi-temps (50%).

Catégorie A : Un horaire de travail de type administratif avec des plages fixes et variables et des prestations de 7h36 par jour, du lundi au vendredi.

Une réserve de recrutement est établie pour tous les types de contrat pour une durée de 2 ans.

 

Lieu de travail

 

Centre d’arrivée – Boulevard du Neuvième de Ligne 27, 1000 Bruxelles

 

Salaire

 

Vous êtes recruté/recrutée au niveau C1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum s'élève à €2.524.48 (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour en savoir plus, consultez www.bosa.belgium.be.

 

Avantages

 

26 jours de congé sur base annuelle (dès l'entrée service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Possibilité de recevoir une indemnité pour vos déplacements à vélo entre le domicile et le lieu de travail.

Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.

Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Valorisation de votre expérience professionnelle utile.

De nombreuses possibilités de formation (à suivre pendant les heures de travail).

Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe.

 

ENVIE DE POSTULER ?

 

Si cette fonction vous intéresse et que vous vous reconnaissez dans le profil, postulez via le lien dans l'offre d'emploi sur https://www.fedasil.be/fr/travailler-fedasil. La date limite pour postuler est le 26/9/2025.

Afin que votre candidature soit prise en considération, vous devez nous remettre les documents suivants :

• une lettre de motivation ;
• un CV détaillé (permettant d'évaluer les compétences et l'expérience) ;
• une copie du diplôme exigé.

 

Diplôme étranger et/ou dans une autre langue

 

Si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays autre que la Belgique ou dans une autre langue que le français, lisez les infos concernant la participation sur la page dédiée de travaillerpour.be

 

Vous souhaitez postuler à une offre d’emploi dans une autre langue que celle de votre diplôme? Attention car dans certains cas, vous devrez démontrer votre maîtrise de cette langue via la réussite d’un test linguistique! Inscrivez-vous alors dès que possible au test requis car l’obtention du certificat linguistique constitue une condition préalable à l’étape de l’entretien.  Vérifiez si vous êtes concernée en consultant les informations relatives au diplôme étranger ou dans une autre langue.

 

Veuillez joindre les certificats nécessaires à votre candidature.

 

Attestations juridiques

 

Si vous êtes retenu/retenue pour la fonction, vous devez pouvoir fournir un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire), modèle standard et modèle 2.

Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant/une ressortissante belge, vous devez pouvoir présenter les documents appropriés dans le cas où vous avez été retenu/retenue pour la fonction.

 

Diversité

 

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous présentez un handicap, vous pouvez demander un aménagement raisonnable de la procédure de sélection. Pour ce faire, merci d'en informer préalablement le ou la responsable de la sélection. 

 

 

PROCÉDURE DE SÉLECTION

 

Présélection

 

La commission de sélection étudie toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats et candidates dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités/invitées à un entretien de sélection.

 

Sélection

 

La sélection consistera en une épreuve écrite et un entretien qui se déroulera le 8/10/2025. La candidature des candidates et candidats jugés aptes est conservée dans une réserve de recrutement pour une durée de 2 ans. Cette réserve de recrutement peut être consultée par d'autres centres d'accueil. Les candidats et candidates qui n'ont pas réussi ne peuvent plus participer pendant 6 mois à une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau.

 

Pour plus d'informations, veuillez contacter charlotte.pepi@fedasil.be (responsable de la sélection).