Offres d'emploi

Administratief assistent – cel maaltijdscheques (M/V/X)

Fedasil kent materiële hulp toe aan aanvragers van internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

Fedasil zoekt :

Administratief assistent – cel maaltijdscheques (M/V/X)

Binnen de dienst Procesbeheer van Directie Operationele Diensten

Interne / externe / werfreserve selectie

Referentienummer : 99999-231

Functie

Doel

Als administratief assistent voor de maaltijdcheques cel ondersteunt u uw collega's op de hoofdzetel van het Agentschap met betrekking tot de controle van de procedure van verzoekers van internationale bescherming die ingeschreven staan onder de vrijwillige vertrekmaatregel met cheques, en bereidt u de lijst van betalingen voor.

Context

U maakt deel uit van een tweetalig team van 36 personen (6 binnen uw cel). Dit team bestaat uit 5 cellen: medische kosten no-show, overeenkomsten/LOI subsidies, verlenging - recht op opvang, controle maaltijdcheques, cumul.

Vanuit uw positie werkt u nauw samen met de Financiële Dienst van de Directie Algemene Diensten. U onderhoudt ook structurele contacten met andere interne diensten die bevoegd zijn (Juridisch, Coördinatie, Dispatching, ICT…).

Sinds maart 2020 heeft het Agentschap de mogelijkheid ingevoerd voor bewoners die nog in procedure zijn, om vrijwillig de opvangstructuren te verlaten met maaltijdcheques.

De Dienst Procesbeheer is verantwoordelijk voor de controle en betalingen van maaltijdcheques voor voormalige bewoners van partnercentra. In 2025 zal de missie van de Dienst Procesbeheer worden uitgebreid met het beheer van dezelfde doelgroep voor voormalige bewoners van de Fedasil opvangcentra.
U werkt binnen de Directie Operationele Diensten, onder het toezicht van de verantwoordelijke van de maaltijdcheques cel.

Inhoud

Als administratief assistent, voert U daar de volgende taken uit:

U beantwoordt aan vragen met betrekking tot maaltijdcheques via de mailbox cheques@fedasil.be;
U verzamelt de gegevens van verzoekers die hun kaart verloren hebben;
U stuurt de gegevens door naar de Financiële Dienst zodat een nieuwe kaart kan worden verstuurd;
U informeert de cel maaltijdcheques over relevante wijzigingen die invloed kunnen hebben op het recht en de betaling van maaltijdcheques;

U controleert het recht op maaltijdcheques aan de hand van lijsten van de verantwoordelijke van de cel maaltijdcheques.
U assisteert bij de voorbereiding van de betalingslijsten zodat betalingen tweewekelijks kunnen worden uitgevoerd voor begunstigden.

U neemt initiatieven om de toegewezen taken efficiënt en binnen het wettelijke kader uit te voeren en hierover te rapporteren aan de verantwoordelijke.

U doet voorstellen ter verbetering van de administratieve werking van de dienst.

U draagt actief bij aan de uitvoering van de strategische missie van de operationele diensten;
U neemt actief deel aan teamvergaderingen.

Profiel

Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, doelgroep en partners. Meer informatie hierover vind je op www.fedasil.be.

Diploma en ervaring

Je hebt een diploma van het hoger secundair onderwijs.

Je hebt relevante werkervaring opgedaan in een vergelijkbare functie.

Technische competenties

Vereisten

Stressbestendig en in staat om zelfstandig te werken, ook tijdens drukke periodes.
Flexibel en bereid om bij te leren.
Sterke communicatieve vaardigheden

Troeven

Praktische kennis van het Frans, zodat je in een tweetalige omgeving kunt werken en op tweetalige verzoeken kunt reageren.
Kennis van het Engels en/of andere vreemde talen.
Kennis van de procedures in het Nationaal Register.

Algemene vaardigheden

informatie analyseren: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.

PROBLEMEN OPLOSSEN: Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing.

SERVICEGERICHT HANDELEN: Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden.

IN TEAM WERKEN: Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's.

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van onbepaalde duur.

De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

Plaats van tewerkstelling

Fedasil Hoofdbestuur

Kartuizerstraat 21

1000 Brussel

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2524,48 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.

Zin om te solliciteren?

Heb je interesse in deze functie en herken je jezelf in het profiel, solliciteer dan via de link in de vacature op www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil. De uiterste datum om te solliciteren is 23/09/2025.

Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

een motivatiebrief
een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
een kopie van het vereiste diploma.

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. Een bewijs model 2 is nodig voor functies op de minderjarigen afdeling.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest overeenkomt met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, in de week van 6 oktober 2025. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij Hanna Bortier: hanna.bortier@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).

Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.