Medewerker Communicatie / Conversation management (m/v/x)

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

 

Fedasil zoekt:

Medewerker

Communicatie / Conversation management (m/v/x)

Voor de dienst Communicatie van het hoofdbestuur

Interne / externe / werfreserve selectie

Referentienummer: 20250206-99999-203

 

Functie

Doel

Ben je geïnteresseerd in nieuwe technologieën en wil je bijdragen tot een betere informatievoorziening aan verzoekers om internationale bescherming? Wil je de ervaring van bezoekers op onze website fedasilinfo.be verbeteren? Ben je analytisch sterk én heb je gevoel voor communicatie? Dan ben jij misschien de persoon die wij zoeken!

 

 

Fedasil wil zijn dienstverlening naar de doelgroep, verzoekers om internationale bescherming (asielzoekers), gebruiksvriendelijk maken en digitaliseren. Een belangrijk onderdeel hiervan is het updaten van de content op onze website www.fedasilinfo.be en de ingebruikname van een chatbot op onze website.

 

Fedasil zoekt voor deze opdracht een tijdelijke communicatiemedewerker met ervaring in digitaliseringsprocessen en/of uitrol van een chatbot project.

 

Context

 

Je maakt deel uit van de directie Communicatie. Je werkt nauw samen met de directie Operationele diensten op de hoofdzetel en de externe partner waarmee Fedasil zijn digitaliseringsproject realiseert.

 

(Meer informatie over Fedasil vind je op www.fedasil.be).

 

Inhoud

Als medewerker conversation management coördineer je de uitrol van de chatbot in samenwerking met een externe partner

• Je bent verantwoordelijk voor de planning & algemene coördinatie tijdens de verschillende fases van het project: van het vooronderzoek en het bepalen van de scope & visie, tot de ontwikkeling & implementatie van de chatbot Je werkt hiervoor nauw samen met de externe partner, de verantwoordelijke communicatie asielzoekers, de dienst IT, de Operationele directie.
• Je belegt en bereidt vergaderingen voor met de externe partner en de verschillenden diensten, stelt de agenda op en schrijft verslagen.
• Je bent verantwoordelijk voor de administratie en de rapportering omtrent het project.
• Tijdens de ontwikkelingsfase leid je het testen van de tool, het redactieproces en vertaalproces in goede banen, in samenwerking met de verantwoordelijke communicatie asielzoekers.
• Je stelt een trainingstraject op voor medewerkers
• Analyseer je de gesprekken die de bezoekers voeren met chatbot en bekijk je de feedback die zij geven
• Stel je, op basis van de gevoerde gesprekken en ontvangen feedback, verbeteringen voor van bestaande gespreksscenario’s en ontwerp je, indien nodig, nieuwe gespreksscenario’s
• Sla je een brug tussen de coördinator en contentbeheerder van de website fedasilinfo.be en de helpdeskmedewerkers van het Fedasil Info Point en de dienst Dispatching van Fedasil.
• Volg je de gebruikersstatistieken van de chatbot op.
• Je waakt over de kwaliteit en zorgt ervoor dat het eindproduct in lijn is met de strategische doelstellingen van Fedasil en de noden van verzoekers om internationale bescherming.
•  

Je recurrente taken als medewerker conversation management

• Je beheert online communities op onze social media
• Je staat in voor het beheer van de mailbox info@fedasil.be
• Je werkt in overleg met de verschillende diensten aan een efficiënt mailverkeer met onze doelgroep

 

Als medewerker Communicatie sta je samen met de verantwoordelijke communicatie asielzoekers in voor het content beheer van de website fedasilinfo.be

• Je schrijft en herschrijft teksten voor de website
• Je publiceert de teksten, foto’s en infografieken op de website.
• Je zoek actief mee naar inhoudelijke en technische innovaties die de website kunnen verbeteren.

 

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

 

Diploma en ervaring

Je hebt een masterdiploma, bij voorkeur in een communicatierichting.

Je hebt minimum 1 jaar relevante ervaring in projectmanagement. Je hebt daarnaast ook aantoonbare ervaring in  digitaliseringsprocessen of uitrol van een chatbot project.

 

Technische competenties

Vereisten

 

• Je ademt digitalisering en communicatie.
• Je kan noden en mogelijkheden goed analyseren. Vanuit die analyse maak je voorstellen die omgezet

kunnen worden naar implementatie.

• Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk.
• Je bent een teamplayer.
• Je bent een kei in projectmanagement
• Je hebt affiniteit met de doelgroep, verzoekers om internationale bescherming.
• Je hebt aantoonbare kennis van digitale communicatietools.
• Je werkt nauwkeurig en bent administratief en organisatorisch sterk.
• Je kan prioriteiten bepalen en deadlines respecteren.
• Je bent proactief en stressbestendig.

 

 

Troeven

• Je bent Franstalig of Nederlandstalig met een zeer goede kennis van Nederlands/Frans en van het Engels (zowel mondeling al schriftelijk). Kennis van andere talen is een pluspunt

 

 

Generieke competenties

 

informatie INTEGREREN: Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

 

Medewerkers motiveren: Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

 

Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

 

ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.

…

              

 

 

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van bepaalde duur in het kader van de Europese financiering AMIF.

 

 

De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

• Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

 

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

 

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt € 3869,66 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

 

Voordelen

26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.

 

 

Zin om te solliciteren?

Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie?

Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 23/06/2025 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

 

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, en zal plaatsvinden op donderdag 3 juli 2025. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Voor bijkomende info, contacteer Janoek Bosschaerts (selectieverantwoordelijke) per mail : Janoek.bosschaerts@fedasil.be