Een PMO – ONDERSTEUNING MANAGEMENT OPE (m/v/x)

    

 

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang (‘Opvangwet’ van 12 januari 2007). Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.

 

Fedasil zoekt:

Een PMO – ONDERSTEUNING MANAGEMENT OPE (m/v/x)

Voor de coördinatie van de directie Operationele Diensten

Interne / externe selectie

Referentienummer: 9999-304

 

Functie

Doel

Fedasil is op zoek naar een enthousiaste persoon die de coördinatie van verschillende strategische projecten van het Agentschap binnen de Directie Operationele Diensten (OPE) op zich neemt.

Deze persoon moet de methodologie met betrekking tot projectbeheer beheersen en beschikken over goede mondelinge en schriftelijke presentatievaardigheden; hij/zij moet op een georganiseerde manier werken en vertrouwd zijn met de gangbare monitoringtools (indicatoren, dashboards, enz.); Hij/zij moet tweetalig zijn, of bijna tweetalig; hij/zij moet gestructureerd en nauwgezet werken en initiatief nemen.

Ten slotte moet deze persoon kunnen bijdragen aan de ontwikkeling van een “expertisecentrum” binnen het Agentschap om de maturiteit van de organisatie op dit gebied te versterken.

Context

De Coördinatie van de Operationele diensten heeft een gevarieerd en uitgebreid takenpakket, namelijk:

• Instaan voor het beheer van het netwerk met de opvangpartners
• Versturen van instructies en communicaties naar het opvangnetwerk
• Opzetten en beheren van projectoproepen gelinkt aan de opvang van verzoekers om internationale bescherming
• Coördineren van de samenwerking binnen de Directie Operationele Diensten
• Monitoren van de data met betrekking tot de Operationele Diensten
• Antwoorden op urgenties en externe vragen met betrekking tot de Operationele Diensten

Op dit moment bestaat de Coördinatie uit een 2-talig team dat nauw samenwerkt met collega’s binnen de Directie Operationele Diensten en met andere bevoegde interne diensten (dienst Jongeren, medische dienst, dienst procesbeheer, regio’s,…) en externe diensten (kabinet, opvangpartners, experten organisaties,…).

U werkt binnen de Directie Operationele diensten, onder de supervisie van de verantwoordelijke van de Coördinatie.

Inhoud

U adviseert de directie Operationele Diensten over de uitvoering en/of aanpassing van operationele plannen. Dit omvat met name de volgende taken:

• De directie Operationele Diensten adviseren over het opstellen, aanpassen en/of evalueren van de prioriteiten en operationele plannen van de directie.
• De uitvoering van deze plannen opvolgen. Maatregelen nemen om de plannen te concretiseren en de doelstellingen te bereiken. Regelmatig overleggen met de verschillende diensten van de directie, informatie verzamelen over de verschillende projecten en vier keer per jaar een dag organiseren met alle diensthoofden van de operationele directie om de verwezenlijkingen en volgende stappen te bespreken.

U coördineert de portefeuille van operationele projecten van de dienst en ondersteunt de projectleiders.

• Sommige strategische verbeteringsprojecten persoonlijk leiden, in samenwerking met de cel Projectmanagement van de directie Strategie en Organisatie.
• De projectenportefeuille van de operationele dienst beheren en coördineren.
• De voortgang en eventuele problemen consolideren en rapporteren aan de operationele directie.
• Een transversale visie bieden en rekening houden met de onderlinge afhankelijkheden tussen de projecten.
• Samenwerken met PMO's van andere directies om een projectmethodologie te definiëren en deze binnen het agentschap te implementeren, deelnemen aan de cirkel projectmanagement van het agentschap
• De communicatie van de resultaten binnen de directie en in het hele agentschap verbeteren, in samenwerking met de verschillende projectleiders.

U helpt de directeur Operationele Diensten bij het dagelijks beheer van de directie. Dit omvat met name de volgende taken:

• De verschillende overlegmomenten binnen de directie organiseren en structureren om een vlottere en eenvoudigere informatie-uitwisseling tussen de diensten te garanderen. Daartoe evalueert u de huidige overlegmechanismen binnen de directie (stafvergadering, bilaterale vergaderingen, vergadering met de directeuren van de Fedasil-centra enz.), beheert u de jaarlijkse “kalender” van deze overlegmomenten en formuleert u verbeteringsvoorstellen.
• Met het oog op voortdurende verbetering vervult u een coördinerende rol. Binnen de directie bent u de referentiepersoon voor het beheer en de ontwikkeling van de organisatie.
• In samenwerking met de directie Strategie en Organisatie de veranderingen in verband met het nieuwe organigram van de directie Operationele Diensten opvolgen.

Je speelt een cruciale rol in de samenwerking met andere directies. Dit omvat onder meer de volgende taken:

• Verzamelen, analyseren en nalezen van dossiers en nota's die ter beslissing worden voorgelegd aan het directiecomité.
• Deelnemen aan de periodieke vergadering met de PMO's van de andere directies en zorgen voor de interne opvolging van de verbintenissen.

Profiel

U heeft een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn werking, waarden en doelgroep. Voor meer info: raadpleeg www.fedasil.be

Je bent onmiddellijk beschikbaar

Diploma en ervaring

U bent houder van een master/licentiaat diploma.

Technische en algemene vaardigheden

Vereisten

Je legt en onderhoudt harmonieuze contacten met de verschillende stakeholders. Je bent in staat om samen te werken met interne en/of externe medewerkers om ideeën uit te wisselen en aandacht te besteden aan gemeenschappelijke doelstellingen.

Je bent stressbestendig, georganiseerd en gemotiveerd.

Je bent flexibel, diplomatiek, collegiaal en toont initiatief.

Je kunt zowel zelfstandig als in teamverband werken.

Je hebt een goede basiskennis van het Office-pakket (Word, Excel, PowerPoint, Sharepoint).

Je volgt projecten op en coördineert ze.

Je gebruikt tools om de voortgang van projecten te meten en te evalueren.

Je bent in staat verbanden te leggen tussen verschillende gegevens, alternatieven te bedenken en de juiste conclusies te trekken.

Troeven

Je hebt een goede kennis van het Frans, aangezien de werkomgeving tweetalig Frans-Nederlands is.

Je hebt bij voorkeur kennis van de werking van het opvangnetwerk en de verschillende opvangpartners.

Je bent assertief.

 

Algemene competenties (voor medewerkers van de federale overheid)

INFORMATIE INTEGREREN: Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies.

MEDEWERKERS MOTIVEREN: Erkennen van de kwaliteiten van de medewerkers, hen stimuleren in het nemen van initiatieven door hen verantwoordelijkheden toe te kennen en de eigen leiderschapsstijl aan hen aan te passen.

OBJECTIEVEN BEHALEN: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise.  

              

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds vervangingscontract (38u/week).

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

 

Plaats van tewerkstelling

FEDASIL - Hoofdzetel

21 Kartuizersstraat

1000 Brussel

 

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau NA11 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt € 3869,66 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

 

Voordelen

Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.

Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.

Valorisatie van nuttige werkervaring.

Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering.

Mogelijkheid tot telewerken.

 

Zin om te solliciteren?

Herken je jezelf in het profiel dat we zoeken en heb je interesse in deze functie? Dien je kandidatuur in tegen uiterlijk 22/02/2026 voor MIDDERNACHT via het sollicitatieformulier dat je online vindt op https://www.fedasil.be/nl/werken-bij-fedasil en voeg de gevraagde documenten toe.

 

Om in overweging genomen te worden, moet je ons volgende zaken bezorgen:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma

Buitenlands diploma en/of diploma in een andere taal

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands, bekijk dan de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen wij een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad), algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

Selectieprocedure

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Voor bijkomende info, contacteer mevrouw Hanna Bortier, hanna.bortier@fedasil.be (selectieverantwoordelijke) per mail.