Verantwoordelijke - Dienst Procesbeheer - niveau A3 (m/v/x)

    

 

Fedasil biedt materiële hulp aan verzoekers om internationale bescherming en andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang (opvangwet van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of samen met zijn partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert ook de observatie en begeleiding van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV's). Fedasil coördineert programma's voor vrijwillige terugkeer uit België. Het Agentschap neemt deel aan het ontwerp, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van de verschillende initiatieven zorgt Fedasil ervoor dat de opvangcentra geïntegreerd worden in de lokale gemeenschap.

 

Verantwoordelijke - Dienst Procesbeheer - niveau A3 (m/v/x)

Binnende directie Operationele diensten

Procesbeheer

Referentienummer : 20250709-99999-123

 

Functie

Doel

 

Als verantwoordelijke van de dienst Procesbeheer, zie je toe op de goede uitvoering van de operationele taken die aan jouw dienst zijn toevertrouwd. Je organiseert en verdeelt het werk onder de leden van je team.

Je plant de operationele doelstellingen van je dienst in overeenstemming met het managementplan van het Agentschap en de strategische prioriteiten en doelstellingen van de Operationele directie. 

Je stelt een jaaractieplan op voor jouw dienst.

 

Context

 

Je stuurt een team aan van meer dan dertig personen verdeeld over 5 cellen en 5 diensthoofden: de medische kosten no-show, conventies/subsidies van de lokale opvanginitiatieven (LOI), verlenging recht op opvang, controle maaltijdcheques en cumul.

De dienst Procesbeheer speelt een cruciale rol binnen het Agentschap als garant voor de correcte controle van het rechtop opvang en verschillende budgettaire controles. De dienst heeft ook als taak om de processen onder haar verantwoordelijkheid vallen te optimaliseren. De goede werking van de dienst heeft een impact op een groot deel van de opvangen bewoners in het netwerk van Fedasil, maar ook op de verzoekers om internationale bescherming buiten het opvangnetwerk.

Vanuit jouw functie werk je nauw samen met de verschillende diensten van de directie Operationele diensten. Je onderhoudt ook structurele contacten met de andere directies, maar ook met onze opvangpartners, de zorgverstrekkers en advocaten. Je neemt deel aan de strategische beslissingen van de directie Operationele diensten en indirect van het directiecomité, als lid van verschillende tactische overlegplatformen van de Operationele directie.

 

Jouw functie omvat veel verantwoordelijkheden, voornamelijk het aansturen van een groot team, de monitoring en evaluatie van de belangrijkste processen van het Agentschap en de deelname aan de strategische beslissingen van het Agentschap.

 

Inhoud

 

Als verantwoordelijke van de dienst Procesbeheer, voer je de volgende taken uit:

 

Voor de cel Medische kosten no-show:

• Je stuurt de verantwoordelijke van de cel aan bij de organisatie van de taken binnen de dienst;
• Je volgt de dagelijkse werklast op;
• Je legt de samen met de leden van de dienst doelstellingen vast op korte termijn (AGILE-methode);
• Je neemt actief deel aan de ontwikkeling en de invoering van het CAAMI-project (facturatie medische kosten via ziekenfonds);
• Je stuurt het team aan en bereidt hen voor op de veranderingen naar aanleiding van het CAAMI-project;
• Je analyseert de invoering van een digitale facturatie voor de prestaties die momenteel buiten het CAAMI-project vallen;
• Je neemt contact op met de zorgverstrekkers in het kader van complexe dossiers;
• Je organiseert jaarlijks een vergadering met de dienst Budget en Financiën om de samenwerking te evalueren in het kader van de medische facturatie;
• Je antwoordt op de specifieke vragen van de medewerkers binnen de cel.

 

Voor de cel verlenging recht op opvang:

• Je volgt de dagelijkse werklast op en het aantal te behandelen aanvragen tot verlenging;
• Je geeft jouw advies voor beslissingen in specifieke dossiers;
• Je organiseert overlegvergaderingen met de betrokken diensten om een aangepaste begeleiding te voorzien in het kader van de uitstroom uit het netwerk voor complexe dossiers.

 

Voor de cel conventies/subsidies van de LOI:

• Je stuurt de verantwoordelijke van de cel aan bij de organisatie van de taken binnen de dienst;
• Je ziet toe op de continuïteit van de maandelijkse controles van de leden van de cel;
• Je zorgt voor de voorbereiding van de (half)jaarlijkse afsluitingsperiodes in samenwerking met de dienst Budget en Financiën.
• Je controleert de dossiers en hun inhoud alvorens ze naar de directie te sturen;
• Je antwoordt op vragen in het kader van interne en externe audits;
• Je antwoordt op specifieke dossiers;
• Je volgt de overgang van het beheer van LOI-conventies op in Access/Excel naar Match-IT.

 

Voor de cel maaltijdcheques:

• Je stuurt de verantwoordelijke van de cel aan bij de organisatie van de taken binnen de dienst;
• Je ondersteunt het team bij de invoering van de centralisatie van de maaltijdcheques voor (ex-)bewoners van de Fedasilcentra en andere partners;
• Je denkt na over de manieren om de huidige procedures te automatiseren om taken met de medewerkers te vereenvoudigen binnen de dienst. In de mate van het mogelijke voer je deze automatisering door met de steun van de verantwoordelijke maaltijdcheques.

 

Voor de cel cumul:

• Je stuurt de verantwoordelijke van de cel aan bij de organisatie van de taken binnen de dienst;
• Je neemt deel aan de uitrol van het project en de verschillende controlemomenten;
• Je neemt deel aan de stuurgroepvergaderingen die driemaandelijks georganiseerd worden;
• Je leidt medewerkers van de cel op zodat ze autonoom hun taken kunnen uitvoeren;
• Je organiseert teamvergadering om verbeterpunten en mogelijke automatisering te kunnen vastleggen.

 

 

In andere taken:

 

• Je denkt na over verbetering van tools en systemen binnen de dienst;
• Je doet verbetervoorstellen voor de algemene administratieve werking van de dienst;
• Je draagt actief bij tot de uitvoering van strategische taken van de directie Operationele diensten;
• Je neemt deel aan strategische vergaderingen in het kader van de uitvoering van de doelen van het Agentschap;
• Je bezorgt de nieuwe richtlijnen en instructies aan jouw team.
• je neemt actief deel aan de vergadering van met jouw hiërarchisch verantwoordelijke en geeft jouw mening op basis van jouw expertise.

 

Als leidinggevende hebt je de volgende taken:

• Je stelt de actieplannen op, je stuurt de uitvoering aan, Je plant, voert uit, coördineert, beheert de verschillende acties en fasen ervan met de verschillende belanghebbend en je bent er verantwoordelijk voor.
• Je staat in voor het dagelijks beheer van de dienst zodat de taken op tijd en effectief en efficiënt uitgevoerd worden.
• Je ondersteunt uw medewerkers bij de uitvoering van hun taken door hen duidelijke doelstellingen te geven.
• Je stuurt de competenties van jouw medewerkers aan en ontwikkelt deze en voert hun evaluatiecyclussen uit.
• Je creëert een open communicatieklimaat
• Je organiseert en faciliteert de dienstvergaderingen.

 

Profiel

Je hebt een bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, doelgroep en partners. Je vindt meer informatie op www.fedasil.be

 

Diploma en ervaring

 

Diploma's en ervaring

Om deel te kunnen nemen aan de selectieprocedure moet de kandidaat een diploma van de 2de cyclus hebben (licentie/master) van het universitair onderwijs of hoger onderwijs van het academische type en minstens 6 jaar relevante professionele ervaring hebben.

Onder relevante professionele ervaring verstaan we ervaring in minstens twee van de volgende domeinen, goed voor samen 6 jaar:

• Beheer en leiding geven aan een team;
• Projecten ontwikkelen, uitvoeren en opvolgen als projectleider;
• De dagelijkse coördinatie van een operationele dienst (met bv. verantwoordelijkheid inzake human ressources, infrastructuur, veiligheid en/of opvang).

 

 

Technische vaardigheden   

Vereisten

 

• Goede kennis van de courante IT-toepassingen (Word, Excel, internet);
• Je hebt een praktische kennis van het Frans die toelaat om te werken in een tweetalige werkomgeving en tweetalige vragen te beantwoorden;
• Je bent stressbestendig en bent in staat om zelfstandig te werken, ook in drukke periodes;
• Je hebt uitstekende vaardigheden om problemen op te lossen en werkt proactief;
• Je bent flexibel en leergierig;
• Je luistert naar jouw personeel;
• Je hebt stevige vaardigheden inzake communicatie en analytische vaardigheden
• Je hebt kennis van de procedure voor de vastlegging van strategische en operationele doelstellingen, beheer en implementering van projecten en actieplannen.
• Je bent in staat om mensen met verschillende visies samen te brengen om te zoeken naar een geschikte en gemeenschappelijke oplossing
• Je begeleidt de medewerkers bij hun ontwikkeling en geeft feedback over hun werking (prestaties en ontwikkeling).
• Je creëert en verbetert de teamspirit door jouw mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan het oplossen van conflicten tussen collega's.
• Je handelt integer, overeenkomstig de verwachtingen van de organisatie, je respecteert de vertrouwelijkheid en de verbintenissen en vermijdt elke vorm van partijdigheid.

 

 

Troeven

 

 

 

Algemene vaardigheden

 

ORGANISEREN: Proactief zetten van objectieven, nauwgezet uittekenen van actieplannen en daarbij de juiste middelen inschakelen, binnen de beschikbare tijd.

 

Medewerkers ontwikkelen: Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling).

 

Objectieven behalen: Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties.

 

ADVISEREN: Advies geven aan zijn/haar gesprekspartners en een vertrouwensband met hen opbouwen op basis van zijn/haar expertise. 

 

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract van onbepaalde duur. De voltijdse arbeidstijd wordt vastgesteld op 38 uur per week.

Categorie A: Administratief uurrooster met vaste en variabele uren en prestaties van 7u36 per dag, van maandag tot vrijdag.

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

 

Plaats van het werk

Hoofdzetel Fedasil

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

 

Loon

 

Je wordt aangeworven op het niveau NA31 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum bruto maandloon bedraagt € 5726,67 (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van je nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg https://bosa.belgium.be/nl

 

Voordelen

 

Flexibele werktijden en 26 vakantiedagen per jaar (direct na indiensttreding en in verhouding tot secundaire arbeidsvoorwaarden en werktijden).

Gratis openbaar vervoer van en naar het werk.

Mogelijkheid om een premie te krijgen voor verplaatsingen met de fiets.

Maaltijdcheques, voordelen en aantrekkelijke aanbiedingen met de Fed+ kaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen  

Mogelijkheid om relevante beroepservaring te valideren.

Talrijke opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).

 

Zin om te solliciteren?

Solliciteer uiterlijk voor 21/01/2026 door het sollicitatieformulier www.fedasil.be in te vullen.

Om in aanmerking te komen, moet jouw sollicitatie de volgende elementen bevatten:

• een motivatiebrief
• een gedetailleerd CV (zodat we je academische eisen en ervaring kunnen beoordelen)
• een kopie van het vereiste diploma.

 

Buitenlands diploma

Als je jouw diploma behaald hebt in een ander land dan België of in een andere taal dan het Nederlands,  bekijk dan  de specifieke pagina van werkenvoor.be.

Solliciteer je voor een functie in een andere taal dan die van je diploma? Let dan goed op, want in sommige gevallen moet je aantonen dat je die taal beheerst door te slagen voor een taaltest! Schrijf je zo snel mogelijk in voor de vereiste test, want het behalen van een taalcertificaat is een voorwaarde voor het selectiegesprek. Controleer of dit op jou van toepassing is door de informatie over buitenlands diploma of diploma in een andere taal' te raadplegen.

Gelieve de nodige certificaten aan je kandidatuur toe te voegen te voegen.

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zullen we een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) algemeen model en model 2 vragen.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Diversiteit

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Gelieve in dit geval vooraf de selectieverantwoordelijke te informeren.

 

Selectieprocedure

Preselectie

Voorselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuurdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig). Alleen de kandidaten waarvan het profiel het meest aansluit bij de functievereisten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek.

Selectie

De selectietest bestaat uit een selectiegesprek, eventueel voorafgegaan door een schriftelijke test, en zal plaatsvinden in februari. De contactgegevens van de kandidaten die geslaagd zijn voor de test worden bijgehouden om een wervingsreserve aan te leggen voor alle types van arbeidsovereenkomsten, voor een duur van 2 jaar, voor alle Nederlandstalige centra. De kandidaten die niet geslaagd zijn kunnen gedurende 6 maanden niet deelnemen aan een nieuwe selectieprocedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Voor bijkomende info, contacteer Dhr Hector Zanvo (selectieverantwoordelijke) per mail: hector.zanvo@fedasil.be