Home

Management assistent

Fedasil kent materiële hulp toe aan verzoekers om internationale bescherming en aan andere categorieën van vreemdelingen die ook recht hebben op opvang ("opvangwet" van 12 januari 2007). Fedasil organiseert, rechtstreeks of via haar partners, een kwaliteitsvolle opvang en begeleiding. Het Agentschap beheert bovendien de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (NBMV). Fedasil coördineert de programma's voor vrijwillige terugkeer vanuit België. Fedasil draagt bij tot het uitwerken, de voorbereiding en de uitvoering van het opvangbeleid. In het kader van verschillende initiatieven zorgt Fedasil voor de integratie van de opvangcentra binnen de plaatselijke gemeenschap.

 

Management assistent (m/v/x) 

Interne/externe selectie

Referentienummer: 9103-109

 

Functie

Doel

Je ondersteunt de dienst ICT bij de uitvoering van bepaalde administratieve taken om de werking van het secretariaat te optimaliseren.

Je ondersteunt ook de IT-afdeling bij de logistieke opvolging (van facturen, inkooporders, enz.).

 

Context

De dienst ICT rapporteert aan het department Algemene Diensten. Je rapporteert rechtstreeks aan de IT-directeur en werkt nauw samen met het IT-beheerpersoneel, evenals met de delegatie, organisatie en uitvoering van de jou toevertrouwde taken.

 

Inhoud

Je zorgt voor tweetalig telefonisch onthaal (NL/FR) om de basisinformatie te geven, u zorgt ervoor dat de berichten doorgegeven worden aan de directeur.

Je schrijft rapporten, brieven, notities... ter ondersteuning van de IT-directeur.

Je stelt dossiers op volgens de gegeven indicaties en je zorgt voor de opvolging, en je zorgt ervoor dat deze dossiers goed vorderen in de organisatie.

Je volgt de IT-dossiers op die via de Inspecteur van Financiën lopen, bij het secretariaat van de Directeur-Generaal.

Je voert aanbestedingen uit voor overheidsopdrachten van minder dan 8500 euro voor IT-apparatuur, ter ondersteuning van de logistieke afdeling.

Je beheert de correspondentie, archiveert alle relevante documenten en zorgt ervoor dat deze gemakkelijk en snel beschikbaar zijn voor toekomstig gebruik. Je beheert gegevens in databases (urenstaten van consultants, handtekeningen van telco-orders, enz.).

Je zorgt voor een goede communicatie tussen de afdelingen en andere in- en externe personen, je beheert inkomende en uitgaande informatie op een gestructureerde manier.

Je draagt ​​bij aan het beheer van de agenda van de IT-directeur, legt afspraken vast en helpt bij het organiseren van vergaderingen.

Je verwelkomt bezoekers en biedt logistieke ondersteuning bij de voorbereiding van interne en externe meetings.

Je verwelkomt nieuwe leden van de dienst (intake, organisatie van centrumbezoeken, etc.).

Je organiseert maandelijks vergaderingen van de IT-dienst (teams, enz.) en driemaandelijks (teambuilding, enz.). Je zorgt voor de logistiek van deze bijeenkomsten.

Je controleert indien nodig facturen en regelt eenvoudige opvolgingen in Excel.

Je kan eenvoudige werkprocedures voorstellen en implementeren.

 

Profiel

Je hebt bijzondere interesse voor Fedasil, zijn waarden en deontologische code, zijn organisatie, zijn doelgroep, zijn verschillende partners (voor alle info: raadpleeg www.fedasil.be.).

 

Diploma en ervaringen

U beschikt over een graduaat/bachelor, bij voorkeur in een administratieve richting.

U hebt een eerste beroepservaring achter de rug in een gelijkaardige functie, op het vlak van administratieve opvolging.

 

Technische vaardigheden

Vereisten

U hebt basiskennis van MS Office: Word, Excel, …

U hebt goede communicatievaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk).

U hebt goede spellings- en schrijfvaardigheden.

U beschikt over een goede kennis van de tweede landstaal.

 

Algemene vaardigheden

In team werken: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.

Klantgericht handelen : interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.

Betrouwbaarheid tonen: werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.

Zichzelf ontwikkelen: zijn eigen ontwikkeling actief plannen en ontwikkelen in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities, zich vragen durven stellen over de eigen werking in functie van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.

Doelstellingen bereiken: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.

Informatie verwerken : Grote hoeveelheden gegevens op een efficiënte manier opzoeken, bestuderen en verwerken binnen de opgelegde tijd.

Problemen oplossen :Problemen zelfstandig behandelen en oplossen, alternatieven zoeken en oplossingen uitwerken.

Ondersteunen: Collega’s begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren.

 

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijdse overeenkomst van onbepaalde duur (38u/week). Er wordt telkens een werfreserve aangelegd voor alle type arbeidsovereenkomsten voor de duur van minstens 2 jaar.

 

Plaats van tewerkstelling

Fedasil

Hoofdbestuur

Kartuizersstraat 21

1000 Brussel

 

Salaris

Je wordt aangeworven op het niveau B1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is. Het minimum maandsalaris bedraagt bruto € 2390 (startsalaris zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index). Dit bedrag kan variëren in functie van uw nuttig geachte beroepservaring. Voor meer inlichtingen, raadpleeg www.fedweb.be.

 

Voordelen

Flexibel uurrooster en 26 dagen verlof op jaarbasis (onmiddellijk bij indiensttreding en pro rata de prestaties en het werkregime).

Gratis openbaar vervoer voor alle verplaatsingen tussen woonplaats en werkplaats.

Mogelijkheid om een fietsvergoeding te krijgen.

Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen via de FED+ kaart.

Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen

Mogelijkheid op validatie van de relevante beroepservaring.

Veel mogelijkheden tot opleiding (te volgen tijdens de werkuren).

 

U wilt graag solliciteren?

Solliciteer ten laatste op 08/08/2022 via het kandidatuursformulier in te vullen op www.fedasil.be

Om in overweging genomen te worden, moet uw kandidatuurdossier het volgende bevatten:

  • een motivatiebrief
  • een gedetailleerd CV (waarmee we diplomavoorwaarden en ervaring kunnen beoordelen)
  • een kopie van het vereiste diploma.

 

Buitenlands diploma

Indien je het diploma vereist voor de functie in het buitenland hebt behaald, moet je een gelijkwaardigheidsattest toevoegen, uitgereikt door NARIC-Vlaanderen. Voor meer informatie, raadpleeg de website over gelijkstellingen van NARIC-Vlaanderen.

Kennis van het Nederlands

Je moet houder zijn van een diploma in het Nederlands, uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling of van een ander land in zoverre het onderwijs in het Nederlands verliep. Zo niet, moet je het bewijs toevoegen dat je geslaagd bent voor een taalexamen Nederlands georganiseerd door Selor. Voor meer informatie, raadpleeg de website van Selor (www.selor.be).

Juridische attesten

Als je weerhouden bent voor de functie, zal een bewijs van goed gedrag en zeden (uittreksel van het strafblad) gevraagd worden. In principe moet je een blanco strafblad hebben, dit wordt gecontroleerd door de selectieverantwoordelijke.

Je moet voldoen aan de wetgeving inzake de toegang tot het Belgische grondgebied en de arbeidsvergunningen. Indien je geen Belgisch staatsburger bent, moet je de gepaste documenten voorleggen wanneer je weerhouden bent voor de functie.

Personen met een handicap

Fedasil wil diversiteit bevorderen en wil onder andere personen met een handicap aanmoedigen om te solliciteren. Indien je een handicap hebt, kan je een redelijke aanpassing vragen van de selectieprocedure. Om hiervan gebruik te maken, moet je de selectieverantwoordelijke informeren.

 

Selectieprocedure

Preselectie

De selectiecommissie bestudeert alle kandidaturen. De preselectie gebeurt op basis van je kandidatuursdossier (CV en motivatiebrief, diploma + gelijkstelling en attest indien nodig).

Alleen de kandidaturen die best overeenkomen met de functievereisten zullen worden uitgenodigd voor het selectiegesprek. In functie van het aantal ontvangen kandidaturen, behoudt de selectiecommissie zich het recht voor om het aantal weerhouden kandidaten te beperken.

Selectie

De selectie, bestaande uit een schriftelijke test en een selectiegesprek. De contactgegevens van de weerhouden kandidaten die niet geselecteerd zijn worden bijgehouden om een werfreserve aan te leggen voor alle arbeidsovereenkomsten en dit voor een duur van 2 jaar. De kandidaten die niet geslaagd zijn, kunnen gedurende 6 maanden niet meer deelnemen aan een nieuwe procedure voor een gelijkaardige functie op hetzelfde niveau.

 

Alle bijkomende informatie kan verkregen worden bij christophe.mahaut@fedasil.be (selectieverantwoordelijke).

Via onderstaande link wordt u doorgestuurd naar cvwarehouse.com, waar u op deze vacature kan solliciteren.