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Project Management Officer Match-IT



Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). Fedasil organise, directement ou via ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur communauté locale.

 

Fedasil recrute un(e)

Project Management Officer Match-IT (h/f/x)

Pour la Direction Services Opérationnels

Sélection interne et externe

Numéro de référence : 9130-364

 

Fonction

But

En tant que Project Management Officer (= PMO), vous travaillez au sein de l'équipe de projet Match-IT.

Vous êtes le point de contact central tant pour les collaborateurs de Fedasil que pour les collaborateurs des organisations partenaires.

Vous aidez le Programme Manager de Match-IT et l’équipe à gérer et à coordonner les différents projets qui s'inscrivent dans le Programme Match-IT et le Service desk Match-IT.

Vous êtes responsable de la gestion financière des projets et à cette fin, vous collaborez étroitement avec le Programme Manager et l'Application Manager.

Vous faites rapport au Programme Manager de Match-IT et à l'Application Manager.

 

Contexte

Vous travaillez au siège central de Fedasil, au sein de la Direction Services Opérationnels, qui est responsable de l'opérationnalisation de toutes les places d'accueil en Belgique. Au sein de cette Direction, vous faites partie de l'équipe de projet Match-IT.

Vous êtes un intermédiaire important entre l'équipe de projet du programme et le Service desk.

Vous travaillez sous la direction du Programme Manager et de l'Application Manager, qui sont responsables de la coordination et du suivi de tous les projets en rapport avec l'application Match-IT.

Vous collaborez étroitement avec et vous apportez votre soutien aux Project Managers.

 

Vos tâches principales :

  • Vous organisez des réunions et vous êtes chargé de leur bon déroulement (inviter les participants, envoyer l'ordre du jour, prévoir le matériel informatique nécessaire…).
  • Vous réalisez des rapports de réunion qui décrivent clairement les opérations à suivre et qui en est responsable.
  • Vous traitez et gérez les flux d'informations (par exemple, les entretiens téléphoniques et les mails entrants et sortants) et vous êtes chargé de les filtrer et de les transférer.
  • Vous classez et archivez les documents et vous gérez les banques de données existantes.
  • Vous gérez étroitement le budget du programme Match-IT (notes, bons de commande, gestion des factures - du budget, etc.).
  • Vous vous y connaissez en gestion budgétaire et vous êtes disposé à approfondir ces connaissances.
  • Vous aimez les chiffres.
  • Vous êtes flexible et vous avez l'esprit d'équipe lorsqu’il s’agit d’apporter le soutien demandé.
  • Vous aidez l’équipe dans la gestion de leurs projets.
  • Vous répondez aux questions des collaborateurs de Fedasil et des organisations partenaires et vous résolvez les problèmes qui se posent.
  • Vous recueillez par vous-même les informations et la documentation nécessaires pour les projets.
  • Vous donnez des informations et un avis personnel avisé par téléphone, par lettre, par fax ou par e-mail (en français et en néerlandais), vous orientez si besoin les collaborateurs et les partenaires de Fedasil vers la bonne personne de contact et vous transmettez les bons messages.
  • Vous contribuez à l'organisation d'entretiens de sélection pour les nouveaux collaborateurs au sein de l'équipe Match-IT.
  • Vous donnez des explications claires aux nouveaux collègues et vous les accompagnez pendant leur période de rodage.
  • Vous êtes responsable du suivi administratif ponctuel des dossiers en cours, et ce aussi bien dans un outil informatique partagé que dans un outil de suivi personnel.
  • Vous pouvez fixer les priorités dans votre travail et facilement adapter votre planning aux besoins de l'équipe de projet du programme et du Service desk de Match-IT.

 

Profil

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, son fonctionnement, ses valeurs et son groupe cible. Pour toutes les informations : consultez www.fedasil.be.

 

Diplôme et expérience

Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier.

Vous avez de l'expérience dans une fonction de support ou orientée client.

Vous avez de l'expérience dans le secteur social en général ; de l'expérience dans le domaine de l'accueil et l'asile avec notre public cible est un atout supplémentaire.

De l'expérience en tant qu'utilisateur final du programme Match-IT constitue une plus-value.

 

Compétences techniques

Exigences

Vous avez de bonnes connaissances du néerlandais.

Vous pouvez travailler facilement et avec précision sur ordinateur et vous avez de bonnes connaissances d'Excel et de Word.

Vous disposez de bonnes capacités d'analyse, d'écoute et de communication.

Vous êtes capable de comprendre rapidement les besoins des clients.

Vous travaillez de manière organisée, structurée et sérieuse.

Vous êtes flexible, communicatif et vous pouvez travailler aussi bien seul qu'en groupe.

Vous êtes précis, ponctuel et méthodique.

 

Atouts

Vous pouvez travailler aussi bien de manière autonome qu'en équipe.

Vous aimez les contacts téléphoniques par visioconférence, vous disposez de bonnes capacités d'écoute et vous pouvez facilement communiquer.

Vous êtes résistant au stress et vous pouvez gérer avec souplesse des conflits et la résistance au changement dans un environnement de travail.

 

Compétences générales

Travailler en équipe : créer et encourager un esprit d'équipe en partageant des avis et des idées et en contribuant à des solutions en cas de conflits entre collègues.

Agir de manière orientée client : accompagner les clients internes et externes de manière claire, intègre et objective, leur offrir un service personnalisé et entretenir de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité : travailler de manière intègre, selon les attentes de l'organisation, en respectant la confidentialité et les accords sans aucune forme de partialité.

S'autodévelopper : planifier activement et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions et remettre son propre fonctionnement en question de manière critique au moyen de nouveaux points de vue, de nouvelles expériences et connaissances.

Atteindre des objectifs : s'engager et montrer la volonté et l'ambition d'atteindre des résultats et se porter garant de leur qualité.

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.

Résoudre des problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

Soutenr: accompagner les collègues, montrer l'exemple et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.

 

Offre

Type de contrat

Un contrat de travail à temps plein à durée déterminée (38h/semaine) avec possibilité de prolongation, financé par le Fonds européen (AMIF). Une réserve de recrutement est constituée pour tous les types de contrat de travail pour une durée de minimum 2 ans.

 

Lieu de travail

Fedasil - Siège central

Rue des Chartreux 21

1000 Bruxelles

 

Salaire

Vous serez engagé au niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum est de 2.438€ (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour plus d'informations, consultez www.fedweb.be.

 

Avantages

Un horaire variable et 26 jours de congé par an (dès votre entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail).

Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail.

Possibilité de recevoir une prime pour vos déplacements en vélo entre le domicile et le lieu de travail.

Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale.

Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux.

Possibilité de valorisation de votre expérience professionnelle utile.

Nombreuses possibilités de formations (à suivre pendant les heures de travail).

Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe.

 

Envie de postuler ?

Postulez au plus tard le 15/08/22 en remplissant le formulaire de candidature via le lien « Postuler » en bas de l'offre d'emploi. Afin d'être pris en considération, votre dossier de candidature doit comporter les documents suivants :

  • une lettre de motivation
  • un CV détaillé (permettant d'évaluer les exigences du diplôme et votre expérience)
  • une copie du diplôme exigé.

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger, vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger, octroyée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur les équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance du français

Vous devez être titulaire d'un diplôme en français, émis par un établissement d’enseignement belge ou étranger pour autant que le rôle de l'enseignement était le français. À défaut, vous devez ajouter la preuve de réussite de l'examen de la langue française organisé par le Selor. Pour plus d'informations, consultez le site Internet du Selor (www.selor.be).

Attestations juridiques

Si vous êtes retenu pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire) vous sera demandé. Un certificat modèle 2 est nécessaire pour les fonctions au service des mineurs.

Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir fournir les documents appropriés si vous avez été retenu pour la fonction.

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous avez un handicap, vous pouvez demander une adaptation raisonnable de la procédure de sélection. Cependant, pour pouvoir y faire appel, nous vous demandons d'en informer le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à un entretien de sélection.

Sélection

La sélection, qui consiste en un test écrit et un entretien de sélection. La candidature des candidats retenus mais non sélectionnés sera sauvegardée pour constituer une réserve de recrutement pour tous les types de contrats de travail, et ce pour une durée de 2 ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau devait s'organiser.

 

Toutes informations complémentaires peuvent être obtenues auprès de christophe.mahaut@fedasil.be

En cliquant sur « Postuler », vous serez redirigé vers la plateforme CVWarehouse, à partir de laquelle vous pourrez introduire votre candidature pour cette offre d’emploi.