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Expert administratif (h/f/x) Service Retour Volontaire



 

 

Fedasil octroie une aide matérielle aux demandeurs de la protection internationale et aux autres catégories d'étrangers qui ont également droit à l'accueil (« Loi accueil » du 12 janvier 2007). Fedasil organise, directement ou avec ses partenaires, un accueil et un accompagnement de qualité. L'Agence gère également l'observation et l'orientation des mineurs étrangers non accompagnés (les « MENA »). Fedasil coordonne les programmes pour le retour volontaire à partir de la Belgique. L'Agence participe à la conception, la préparation et l'exécution de la politique d'accueil. Dans le cadre de différentes initiatives, Fedasil veille à l'intégration des centres d'accueil dans leur communauté locale.

Fedasil recrute un(e)

Expert administratif (h/f/x)

Contrat à durée indéterminée AMIF

Service Retour Volontaire

Sélection externe

Numéro de référence : 9130-353

 

Fonction

But

 

Fedasil gère le programme de Retour Volontaire pour la Belgique. La cellule Retour volontaire est responsable du développement et de l'offre d'une assistance au retour qualitative, professionnelle et accessible à tous en collaboration et en concertation avec les partenaires externes comme l'OIM, Caritas et les pouvoirs locaux.

 

Le service retour volontaire recherche un expert administratif pour aider la direction du service à exécuter et à améliorer les processus administratifs.

 

Vous aidez le PMO du service retour volontaire à fournir des informations fiables et de qualité et des rapports aux stakeholders politiques et financiers du programme comme le cabinet pour l'asile et de la migration et les Fonds européens.

 

Vous êtes un pilier pour tout le service, qui simplifie et qui fait le suivi des processus internes.

 

 

Contexte

 

Vous travaillez pour la cellule Retour Volontaire (direction Services Opérationnels). Ce service englobe toutes les opérations relatives au Retour Volontaire qui sont mises en œuvre par Fedasil ou par des tiers.

 

Vous travaillez au cœur du service, en étant soutenu de manière transversale par tout le service. En fonction de ce soutien, vous avez des réunions régulières et ciblées avec d'autres services et directions au sein de Fedasil comme le service RH, le service finances, infrastructure, ICT...

 

Vous travaillez directement pour la direction du service, c'est-à-dire pour le chef de service, le PMO et l'adjoint. Vous rendez compte au PMO.

 

 

Contenu

 

  • Vous contribuez au suivi administratif et au reporting de l'AMIF, du Fonds UE qui soutient le programme belge de RV, y compris le soutien lors d'éventuels audits. Respecter les deadlines et faire preuve de rigueur sont d'une importance capitale.
  • Vous contribuez à l'accueil et à l'intake des nouveaux collaborateurs ; vous mettez à jour l'organigramme et les bases de données des contacts ; vous aidez le management à faire le suivi des contrats du personnel
  • Vous faites des commandes pour les guichets de retour et vous faites le suivi du processus administratif de diverses factures comme pour les tests PCR, les interprètes, les agents de sécurité...
  • Vous vous réunissez avec les autres services au sein de Fedasil pour assurer un déroulement rapide et efficace des processus : RH, finances, infrastructure, ICT... Et ce toujours de manière correcte et professionnelle.
  • Vous faites le suivi de l'approbation des documents officiels selon la procédure en vigueur à Fedasil : préparation des décisions du comité de direction et de l'inspecteur des finances, signataires...
  • Vous contribuez au suivi administratif du Re-Integration Assistance Tool.
  • Vous réfléchissez à la manière dont vous pouvez améliorer les processus administratifs du service et les rendre plus efficaces.
  • Vous assurez des tâches administratives de manière polyvalente au sein de l'équipe retour volontaire :
    • Administration lors de l'organisation de missions à l'étranger (regrouper les missions de service, faire les réservations, etc.) ;
    • Rédiger des rapports de réunions ;
    • Préparer des événements, des groupes de travail, établir les ordres du jour, etc. ;
    • Gérer le groupshare

 

Profil

Vous avez un intérêt particulier pour Fedasil, ses valeurs et son code déontologique, son organisation, son groupe cible et ses différents partenaires. Pour toutes les informations, consultez www.fedasil.be.

Diplôme et expérience

  • Vous êtes titulaire d'un diplôme de bachelier/d'un graduat
  • Vous avez une première expérience professionnelle pertinente, de préférence en suivi de dossiers administratifs.
  • Vous avez une expérience professionnelle concrète dans le secteur de l'asile/accueil.

 

 

Compétences techniques

  • Vous avez l'esprit d'équipe.
  • Vous maîtrisez Word, Excel et PowerPoint.
  • De très bonnes connaissances linguistiques (français, néerlandais et anglais) sont souhaitées.
  • Vous êtes social et vous communiquez facilement.

Compétences générales

  • Vous vous sentez à votre place dans un environnement multilingue et multiculturel.
  • Vous avez un sens aigu des responsabilités et vous êtes capable de travailler seul dans le cadre de la mission de l'équipe.
  • Vous pouvez faire preuve de créativité.
  • Vous êtes précis, organisé et méthodique.
  • Vous êtes à l'aise dans un environnement changeant et complexe.
  • Vous êtes polyvalent.
  • Vous véhiculez les valeurs de Fedasil : le respect, l'orientation client, l'impartialité et la discrétion.

 

Travailler en équipe : créer et encourager un esprit d'équipe en partageant des avis et des idées et en contribuant à des solutions en cas de conflits entre collègues.

Agir de manière orientée client : accompagner les clients internes et externes de manière claire, intègre et objective, leur offrir un service personnalisé et entretenir de bons contacts.

Faire preuve de fiabilité : travailler de manière intègre, selon les attentes de l'organisation, en respectant la confidentialité et les accords sans aucune forme de partialité.

S'autodévelopper : planifier activement et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions et remettre son propre fonctionnement en question de manière critique au moyen de nouveaux points de vue, de nouvelles expériences et connaissances.

Atteindre des objectifs : s'engager et montrer la volonté et l'ambition d'atteindre des résultats et se porter garant de leur qualité.

Analyser les informations : analyser les données de manière ciblée et juger l’information d’un œil critique.

Résoudre des problèmes : traiter et résoudre les problèmes de manière autonome, chercher des alternatives et mettre en œuvre des solutions.

SOUTENIR : accompagner les collègues, montrer l'exemple et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien.

 

Offre

Type de contrat

Un contrat de travail à temps plein (38h) à durée indéterminée sur base du financement européen AMIF. Une réserve de recrutement est constituée pour tous les types de contrats de travail pour une durée de minimum 2 ans.

Lieu de travail

Siège central de Fedasil : Rue des Chartreux 21 – 1000 Bruxelles

Salaire

Vous serez engagé au niveau B1 avec le barème salarial qui s'applique à votre situation. Le salaire mensuel brut minimum est de 2.438€ (salaire de départ sans ancienneté sur base d'un contrat de travail à temps plein, à l'index actuel). Ce montant peut varier en fonction de la pertinence de votre expérience professionnelle. Pour plus d'informations, consultez www.fedweb.be.

Avantages

  • 26 jours de congé par an (dès votre entrée en service et au prorata des prestations et du régime de travail)
  • Gratuité des transports publics pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail
  • Possibilité d'obtenir une indemnité vélo pour vos déplacements entre le domicile et le lieu de travail
  • Chèques-repas et offres avantageuses avec une carte de réduction fédérale
  • Une assurance hospitalisation avantageuse et divers avantages sociaux
  • Valorisation de votre expérience professionnelle utile
  • Nombreuses possibilités de formations (à suivre pendant les heures de travail)
  • Indemnité kilométrique pour les missions de service
  • GSM de service & ordinateur portable
  • Une pension complémentaire sous forme d'une assurance groupe

 

Envie de postuler ?

Postulez au plus tard le 31/01/2022 en complétant le formulaire de candidature sur www.fedasil.be.

Afin d'être pris en considération, votre dossier de candidature doit comporter les documents suivants :

  • une lettre de motivation
  • un CV détaillé (permettant d'évaluer les exigences du diplôme et votre expérience)
  • une copie du diplôme exigé

Diplôme étranger

Si le diplôme exigé pour la fonction a été obtenu à l'étranger, vous devez joindre une équivalence de votre diplôme étranger, octroyée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Pour plus d'informations, consultez le site Internet sur les équivalences de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

Connaissance du français

Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez pouvoir fournir la preuve de réussite à l'examen linguistique article 7 pour le français, organisé par le Selor. Pour plus d'informations, consultez le site Internet du Selor (www.selor.be).

Attestations juridiques

Si vous êtes retenu pour la fonction, un certificat de bonne vie et mœurs (extrait du casier judiciaire modèle 1 et 2) vous sera demandé. Vous devez satisfaire à la législation concernant l'accès au territoire belge et avoir les permis de travail requis. Si vous n'êtes pas un ressortissant belge, vous devez pouvoir fournir les documents appropriés si vous avez été retenu pour la fonction.

 

Diversité

Fedasil souhaite promouvoir la diversité et encourage entre autres les personnes en situation de handicap à postuler. Si vous avez un handicap, vous pouvez demander une adaptation raisonnable de la procédure de sélection. Cependant, pour pouvoir y faire appel, nous vous demandons d'en informer le responsable de la sélection.

 

Procédure de sélection

Présélection

La commission de sélection évalue toutes les candidatures. La présélection s'effectue sur la base de votre dossier de candidature (CV et lettre de motivation, diplôme + équivalence et attestation si nécessaire). Seuls les candidats dont le profil correspond le mieux aux exigences de la fonction seront invités à un entretien de sélection.

Sélection

La sélection, qui consiste en un test écrit et un entretien d'embauche, aura lieu le 4/2/2022. La candidature des candidats retenus mais non sélectionnés sera sauvegardée pour constituer une réserve de recrutement pour tous les types de contrats de travail, et ce pour une durée de 2 ans. Les candidats qui n'ont pas réussi ne peuvent plus se présenter dans les 6 mois si une nouvelle procédure de sélection pour une fonction similaire au même niveau devait s'organiser.

 

Candidats internes

Étant donné que le nombre maximum de contrats successifs à durée déterminée (y compris les contrats de remplacement) est limité à 4 sur une période de 2 ans, les collaborateurs se trouvant dans ce cas ne peuvent plus participer à une sélection pour un contrat à durée déterminée ou un contrat de remplacement. Ils ne peuvent effectivement plus être recrutés de manière contractuelle avec un cinquième contrat à durée déterminée.

 

Vous pouvez obtenir toutes les informations complémentaires auprès de heleen.gijs@fedasil.be (responsable de sélection).

 

En cliquant sur « Postuler », vous serez redirigé vers la plateforme CVWarehouse, à partir de laquelle vous pourrez introduire votre candidature pour cette offre d’emploi.